# Quản lý danh mục vật tư: mã hoá và chống trùng mã

> Nguyên tắc đặt mã vật tư, mô tả chuẩn hoá để tìm được, quy trình mở mã mới, và chi phí thật của một chi tiết tồn tại dưới ba mã.

URL: https://ndtex.vn/quan-ly-danh-muc-vat-tu-ma-hoa-va-chong-trung-ma/
Cập nhật: 2026-09-09T11:39:58+07:00

Kho có ba mã cho cùng một loại vòng bi. Mỗi mã có tồn riêng, mỗi mã có lịch sử mua riêng, và không ai biết tổng thực tế là bao nhiêu. Hệ quả: vừa tồn thừa vừa thiếu hàng.

## Chi phí của mã trùng

- Tồn kho ảo — tổng thật cao hơn con số ai cũng nhìn thấy.

- Mua trùng vì không tìm thấy mã đã có.

- Mất khả năng đàm phán theo sản lượng, vì sản lượng bị chia nhỏ.

- Báo cáo tiêu thụ sai, dẫn tới định mức sai.

## Nguyên tắc đặt mã

Mã không mang nghĩa là lựa chọn an toàn hơn. Mã mang nghĩa — nhúng nhóm hàng, kích thước, nhà cung cấp vào các ký tự — nghe hợp lý nhưng rơi vào bế tắc khi cấu trúc thay đổi: đổi nhà cung cấp thì mã sai, thêm nhóm thì hết ký tự.

Nguyên tắc đặt mã

Dùng mã chạy số đơn giản, và để mọi thông tin phân loại nằm ở các trường thuộc tính riêng. Trường thì sửa được và lọc được; ký tự trong mã thì không.

## Mô tả chuẩn hoá

Đây mới là thứ quyết định có tìm thấy hay không. Quy ước một trật tự cố định cho mọi mô tả:

Danh từ chính — đặc tính chính — kích thước — vật liệu — tiêu chuẩn

Ví dụ trật tự này cho ra "Vòng bi cầu một dãy 6205 2RS" thay vì "Bạc đạn 6205 có nắp cao su" ở dòng này và "6205-2RS vòng bi" ở dòng khác. Cùng một thứ, ba cách viết, và không cách nào tìm ra hai cách kia.

## Quy trình mở mã mới

BướcNội dung

1Người yêu cầu tìm trước bằng mô tả chuẩn và bằng mã nhà sản xuất

2Gửi yêu cầu kèm ảnh, thông số và mã của hãng

3Một người duy nhất có quyền mở mã kiểm tra trùng lặp

4Mở mã, điền đủ trường thuộc tính

5Thông báo lại mã cho người yêu cầu

Bước 3 là bước không thể phân quyền rộng. Khi ai cũng mở được mã thì mã trùng sinh ra nhanh hơn tốc độ dọn dẹp.

Mô tả chuẩn hoá

## Dọn danh mục đang có

Bắt đầu bằng nhóm giá trị cao và nhóm tiêu thụ nhiều, không bắt đầu từ đầu bảng chữ cái. Cách tìm trùng thực dụng: sắp theo mã nhà sản xuất, rồi sắp theo các từ khoá chính trong mô tả — hai lần sắp này lộ ra phần lớn trùng lặp.

Khi gộp hai mã, giữ mã có lịch sử giao dịch dài hơn và chuyển tồn của mã kia sang, đừng xoá — xoá làm mất lịch sử tiêu thụ, thứ dùng để tính điểm đặt hàng lại.

## Duy trì

Rà soát định kỳ mỗi năm: mã không phát sinh giao dịch nhiều năm, mã có tồn mà máy tương ứng đã thanh lý, mã có mô tả không theo chuẩn. Không rà thì danh mục sẽ quay lại trạng thái cũ trong vài năm.