Để tối ưu cho hoạt đông quản lý và thay thế cho phương pháp làm việc truyền thống qua email, chat, excel còn nhiều bất cập, tôi quyết định áp dụng giải pháp chuyển đổi số vào quản lý và vận hành doanh nghiệp.
+ Quá trình đó đã diễn ra như thế nào?
+ Giải pháp này hỗ trợ công việc gì? Có hiệu quả ra sao?
Bài viết này sẽ cung cấp câu trả lời hi vọng là giúp ích được cho nhiều nhà quản lý đang trăn trở kiếm tìm giải pháp giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, tiến lên giai đoạn tự vận hành mạnh mẽ.
Quá trình số hóa doanh nghiệp giúp trực quan hóa các luồng công việc nội tại, giúp tôi nhìn thấy rõ ràng hơn cách mà công ty của mình đang hoạt động từ đó biết cách cần tối ưu việc vận hành như thế nào cho hiệu quả. Cụ thể:
Quản lý công việc, dự án: Giao nhận việc từ trên xuống, theo dõi tiến độ tổng quan.
- Giao việc kèm deadline và yêu cầu cụ thể cho từng cá nhân và chỉ định người theo dõi kết quả.
- Theo dõi tiến độ nhiều dự án, linh hoạt tùy chỉnh theo nhiều hiện thị: Gantt Chart, Kanban Board, Check-list và Lịch biểu.
- Các báo cáo tự động tổng hợp và trả về các dữ liệu được cập nhật chính xác: số công việc đã hoàn thành/đang thực hiện/quá hạn theo từng nhân sự hoặc theo dự án/phòng ban.
Việc theo dõi được tình trạng về khối lượng và chất lượng công việc theo từng nhân sự giúp tôi dễ dàng có các quyết đình điều chỉnh, phân bổ công việc phù hợp đồng thời có được cơ sở chính xác để đánh giá khách quan năng lực của nhân viên.
Về phía nhân viên, các bạn chủ động nắm được yêu cầu công việc được giao, phân bổ thời gian phù hợp để hoàn thành.
Quản lý quy trình: Làm việc và phối hợp liên phòng ban theo quy trình.
- Xây dựng và thiết lập lại toàn bộ quy trình trong công ty lên phần mềm. Cụ thể rõ: Có bao nhiêu giai đoạn trong quy trình, nhân sự nào phụ trách, SLA (thời gian cam kết hoàn thành),...
- Quản lý, nhân viên chủ động nắm công việc và vị trí mình cần làm, mỗi khi hoàn thành chỉ cần kéo thả để bàn giao công việc sang giai đoạn kế tiếp. Hạn chế tình trạng công việc không được xử lý đúng tuần tự hay làm xong không biết nên bàn giao tiếp cho ai.
Dưới góc độ quản lý, tôi dễ dàng theo dõi tiến độ quy trình, với vào click chuột sẽ biết ngay việc của ai và ai đang làm chậm, bước nào trong quy trình thường xuyên bị chậm. Từ đây việc phát hiện và khắc phục điểm nóng trở nên nhanh chóng hiệu quả.
- Về phía nhân viên thì đây sẽ là một trợ thủ giúp các bạn thực thi quy trình chuẩn chỉnh.
- Quản lý phê duyệt: Xử lý luồng công việc từ dưới lên (Đề xuất – Phê duyệt)
Trong quá trình làm việc, từ phía nhân viên sẽ phát sinh rất nhiều yêu cầu cần sự cho phép từ cấp quản lý. Đối với luồng công việc này, toàn bộ biểu mẫu & quy trình phê duyệt (từ đề xuất đi công tác cho đến đề xuất duyệt chi) đều được thiết lập và cụ thể hóa: các trường thông tin cần điền tại mỗi loại đề xuất & người phải xử lý loại đề xuất đó.
- Thao tác tạo đề xuất đơn giản (tìm kiếm mẫu và điền theo các trường thông tin có sẵn rồi ấn gửi), duyệt đề xuất nhanh chóng kịp thời giúp quy trình phê duyêt đơn giản, không còn quan liêu.
- Thay đổi này giúp tôi nhanh chóng biết được đề xuất nào cần ưu tiên xử lý trước và rút ngắn được thời gian ra quyết định vì các thông tin cần thiết được tập hợp đầy đủ trên mỗi đề xuất
- Với nhân viên, họ chủ động, tự tin hơn khi cần đề xuất lên cấp trên vì nắm rõ: Các thông tin cần cung cấp, người duyệt là ai, bao lâu thì được duyệt..
Sau một thời gian sử dụng, có rất nhiều thay đổi tích cực trong quy trình làm việc của công ty tôi: giảm thiểu thời gian lãng phí cho họp hành, tin nhắn,...cắt giảm phần lớn giấy tờ không cần thiết, nhân viên chủ động hoàn thành công việc hiệu quả hơn còn quản lý như tôi thì có nhiều thời gian hơn trong tập trung phát triển chiến lược.