Mình làm nhân viên mua hàng cho một xưởng gia công cơ khí chính xác quy mô vừa ở khu vực Bình Tân. Mỗi ngày xử lý hơn 20 đơn. Lúc trước vấn đề khiến mình đau đầu nhất là khi cần đối soát chuyển khoản tiền cọc mua các loại máy móc công nghiệp. Lý do là vì khách hàng nào cũng muốn xưởng chốt đơn nhanh để nhận hàng sớm phục vụ sản xuất. Nội dung chuyển tiền thì mỗi người ghi một kiểu khiến bộ phận kế toán dò sao kê bằng tay hay bị sót, kéo theo đủ thứ rắc rối. Gần đây xưởng gỡ rối bằng một hệ thống phần mềm tự động khá hiệu quả nên mình viết lại kinh nghiệm chia sẻ cho anh em.
Chuyện khách giục giao hàng nhưng kế toán chưa thấy tiền
Quy trình chốt đơn hàng vật tư và thiết bị máy móc ở công ty mình yêu cầu đối tác phải chuyển cọc trước 30% giá trị hợp đồng. Khách vừa gửi ảnh chụp màn hình báo đã chuyển tiền thành công. Phòng mình lập tức muốn gọi điện nhà cung cấp nước ngoài đặt hàng ngay cho kịp tiến độ sản xuất. Khổ nỗi quy định công ty phải chờ bộ phận kế toán xác nhận tiền nổi trong tài khoản mới được duyệt chi, nhằm tránh những trường hợp làm biên lai giả mạo. Khách hối liên tục.
Kế toán phải mở máy tính đăng nhập vào hệ thống ngân hàng trực tuyến. Sau đó họ chờ lấy mã OTP qua điện thoại rồi mới tra cứu xem số tiền 15 triệu đồng khách báo đã vào tài khoản chưa. Nếu lúc đó kế toán đang bận làm báo cáo thuế hoặc đi nộp hồ sơ bên ngoài, đơn hàng cứ thế treo lơ lửng cả buổi. Có lần mình đợi kế toán tra soát xong thì bên kia báo lô vật tư đó vừa mới hết hàng. Làm mình phải gọi điện xin lỗi và xin bù thêm 2 triệu đồng chênh lệch giá. Quy trình này cứ lặp lại khiến không khí trong xưởng trở nên ngột ngạt vì các phòng ban cứ liên tục đổ lỗi chậm trễ cho nhau.
Khổ sở dò sao kê đối soát chuyển khoản bằng mắt thường
Mỗi ngày xưởng mình nhận hàng trăm giao dịch chuyển tiền từ đủ mọi nguồn khác nhau. Cứ đến đúng 4 giờ chiều là kế toán trưởng phải tải nguyên một cái file Excel sao kê từ ngân hàng về máy. Rồi chị ấy phải căng mắt so sánh từng con số và nội dung chuyển khoản với bảng theo dõi đơn hàng. Rất dễ sai sót. Nhiều khách hàng nạp tiền xong chỉ nhắn vội một tin qua Zalo là em nạp rồi anh cộng ví giúp em. Trong khi phần nội dung chuyển tiền ghi chú vào hệ thống ngân hàng lại bỏ trống hoàn toàn.
Có khách nạp cọc 50 triệu đồng đặt dàn máy phay CNC loại lớn nhưng lại ghi nhầm mã đơn hàng của tháng trước. Làm bộ phận kế toán tìm đỏ mắt suốt buổi chiều vẫn không ra dòng nào khớp để hạch toán. Việc đối soát chuyển khoản thủ công ngốn thời gian và làm chậm trễ tiến độ nhập nguyên vật liệu của toàn nhà máy. Đỉnh điểm là đợt cận tết năm ngoái, lượng đơn hàng đổ về ồ ạt khiến đội ngũ kế toán phải thay phiên tăng ca đến mười giờ đêm chỉ để rà soát hàng loạt giao dịch bị lỗi nội dung.
Chạy thử MONA Pay để nhận báo có tự động
Sau đợt đó, sếp giám đốc giao thẳng cho mình đi tìm giải pháp công nghệ nhằm giải quyết dứt điểm khâu xác nhận tiền cọc rườm rà và tốn thời gian của phòng mua hàng. Mình quyết định đăng ký ngay tài khoản. Mục đích là để dùng tính năng tạo mã VietQR gán cho mỗi khách một số tài khoản ảo cố định của ngân hàng ACB. Việc này rất dễ. Anh em chỉ cần điền email rồi tạo tài khoản là dùng ngay. Cứ khách nạp tiền vào là ví tự cộng số dư. Hệ thống lõi này bên họ dùng thu tiền dịch vụ từ năm 2022. Đến năm 2026 mới mở cho các doanh nghiệp khác.
Ban đầu mình cẩn thận tự tạo ra 5 giao dịch tiền vào giả định trên môi trường sandbox không tốn tiền thật để cho team IT test thử. Ngay khi lệnh chuyển tiền vào tài khoản ACB ảo hoàn tất, hệ thống lập tức bắn dữ liệu qua webhook báo có tự động cho phần mềm quản lý kho bãi chỉ trong chưa tới 10 giây, thao tác rất nhanh. Mình nhờ cậu IT ở xưởng kéo thẳng bộ API v1 kết nối vào phần mềm mua hàng đang dùng. Đơn nào khách nạp đủ cọc thì trạng thái tự chuyển sang màu xanh để mình yên tâm làm thủ tục mua vật tư tiếp theo.
Giải quyết triệt để bài toán đối soát chuyển khoản hàng ngày
Hệ thống API tự động khớp lệnh khi đưa vào chạy thực tế đã giúp phòng mua hàng không còn chịu cảnh giấy tờ tồn đọng chờ xét duyệt. Điểm cộng lớn nhất là không có bất kỳ ví trung gian nào đứng ra giữ tiền của công ty. Khách nạp 50 triệu hay lẻ tẻ 500 nghìn đồng thì dòng tiền cũng chạy thẳng vào tài khoản ngân hàng chính thức của xưởng, đồng thời ngân hàng ACB lập tức báo cho phần mềm biết về giao dịch đó ngay. Tiền vào thẳng ví.
Cuối ngày kế toán trưởng chỉ việc mở máy tính tra danh sách toàn bộ các giao dịch thu tiền trên dashboard với 100 giao dịch hiển thị mỗi trang. Chị ấy chỉ cần đối chiếu nhanh các con số với sổ ví của từng khách hàng. Nếu lỡ có giao dịch nào do đường truyền mạng yếu chưa kịp nhận thì chỉ cần bấm nút gửi lại webhook trong phần lịch sử. Mỗi giao dịch đều có một mã định danh riêng biệt nên hoàn toàn không sợ bị cộng trùng tiền hai lần. Mình còn đang làm đề xuất chi tiết xin sếp cấp ngân sách đăng ký gói thanh toán chuẩn hóa cho nghiệp vụ nhập hàng nhằm tích hợp sâu hơn, mở rộng phân phối thiết bị vật tư cho nhiều nhà máy nhỏ khác trong khu công nghiệp.
Vài điểm hạn chế khi dùng dịch vụ báo có tự động
Mặc dù giải quyết được nhiều khâu khó khăn nhưng mình cũng phải nói rõ vài chỗ bộ công cụ của MONA làm chưa được êm để anh em kỹ sư nhà máy đang tìm giải pháp tự động hóa cân nhắc thật kỹ. Đăng nhập rườm rà. Anh em phải mở hai tab. Cụ thể là cái công cụ MONA Pay và ứng dụng xuất hóa đơn điện tử MONA eInvoice hiện tại vẫn bắt mình nhập email và mật khẩu hai lần vì dùng hai tài khoản hoàn toàn riêng biệt. Nó chưa được gộp chung lại làm một. Việc phải quản lý song song hai mật khẩu khác nhau làm mình thấy khá là rắc rối.
Điểm thứ hai là quy định về chính sách của gói miễn phí hiện tại chỉ cho phép người dùng xử lý tối đa 500 giao dịch mỗi tháng. Những tháng xưởng bước vào mùa cao điểm nhập hàng liên tục, lượng khách chuyển khoản nạp cọc tăng vọt chắc chắn sẽ vượt mức miễn phí này. Lúc đó bắt buộc hệ thống phải chuyển sang gói trả phí tính từ mức 99.000 đồng cho mỗi tháng sử dụng. Bù lại bên hệ sinh thái này có thêm dịch vụ MONA Cloud cho thuê máy chủ lưu trữ dữ liệu tính tiền theo giờ. Hôm nào xưởng bớt việc mình sẽ bảo cậu IT cài thử một cái server ảo xem tốc độ xử lý ra sao so với việc thuê server theo năm như truyền thống.
Tiền vẫn nằm ở tài khoản ngân hàng của công ty an toàn
Ưu điểm lớn nhất của cách triển khai hệ thống tự động này là dòng tiền của doanh nghiệp không hề bị chuyển đi vòng vèo qua tay bất kỳ bên thứ ba nào. Không lo mất tiền. Dù số dư trên ví hiển thị của khách và trạng thái từng đơn đặt máy móc được hệ thống cập nhật liên tục từng giây, chỉ mất vài giây là thấy số mới. Thực chất toàn bộ lượng tiền cọc đó đã đổ ngay vào số tài khoản ngân hàng ACB chính chủ của công ty.
Anh em làm nghề mua hàng vật tư thiết bị như mình từ nay đỡ hẳn cái mang tiếng oan là cố tình giam đơn làm chậm tiến độ nhận máy móc do hệ thống nội bộ chưa ghi nhận báo có thành công. Rất nhẹ đầu. Mình cũng bớt đi sự căng thẳng mệt nhọc vì không còn phải chạy đi hối thúc kế toán tải bảng file Excel sao kê ngân hàng về đối chiếu mỗi khi có một lô máy phay CNC trị giá 300 triệu đồng cần cọc gấp, giờ thì khỏe rồi.
Mình dự định sang tuần sau sẽ tổ chức một buổi họp rà soát lại toàn bộ quy trình mua hàng của xưởng thêm một lần nữa. Để xem còn khâu thủ công nào đang bị thắt cổ chai thì tiếp tục tìm phần mềm phù hợp xử lý nốt cho nhẹ đầu anh em.
