Kho có ba mã cho cùng một loại vòng bi. Mỗi mã có tồn riêng, mỗi mã có lịch sử mua riêng, và không ai biết tổng thực tế là bao nhiêu. Hệ quả: vừa tồn thừa vừa thiếu hàng.
Chi phí của mã trùng
- Tồn kho ảo — tổng thật cao hơn con số ai cũng nhìn thấy.
- Mua trùng vì không tìm thấy mã đã có.
- Mất khả năng đàm phán theo sản lượng, vì sản lượng bị chia nhỏ.
- Báo cáo tiêu thụ sai, dẫn tới định mức sai.
Nguyên tắc đặt mã
Mã không mang nghĩa là lựa chọn an toàn hơn. Mã mang nghĩa — nhúng nhóm hàng, kích thước, nhà cung cấp vào các ký tự — nghe hợp lý nhưng rơi vào bế tắc khi cấu trúc thay đổi: đổi nhà cung cấp thì mã sai, thêm nhóm thì hết ký tự.
Dùng mã chạy số đơn giản, và để mọi thông tin phân loại nằm ở các trường thuộc tính riêng. Trường thì sửa được và lọc được; ký tự trong mã thì không.
Mô tả chuẩn hoá
Đây mới là thứ quyết định có tìm thấy hay không. Quy ước một trật tự cố định cho mọi mô tả:
Danh từ chính — đặc tính chính — kích thước — vật liệu — tiêu chuẩn
Ví dụ trật tự này cho ra “Vòng bi cầu một dãy 6205 2RS” thay vì “Bạc đạn 6205 có nắp cao su” ở dòng này và “6205-2RS vòng bi” ở dòng khác. Cùng một thứ, ba cách viết, và không cách nào tìm ra hai cách kia.
Quy trình mở mã mới
| Bước | Nội dung |
|---|---|
| 1 | Người yêu cầu tìm trước bằng mô tả chuẩn và bằng mã nhà sản xuất |
| 2 | Gửi yêu cầu kèm ảnh, thông số và mã của hãng |
| 3 | Một người duy nhất có quyền mở mã kiểm tra trùng lặp |
| 4 | Mở mã, điền đủ trường thuộc tính |
| 5 | Thông báo lại mã cho người yêu cầu |
Bước 3 là bước không thể phân quyền rộng. Khi ai cũng mở được mã thì mã trùng sinh ra nhanh hơn tốc độ dọn dẹp.
Dọn danh mục đang có
Bắt đầu bằng nhóm giá trị cao và nhóm tiêu thụ nhiều, không bắt đầu từ đầu bảng chữ cái. Cách tìm trùng thực dụng: sắp theo mã nhà sản xuất, rồi sắp theo các từ khoá chính trong mô tả — hai lần sắp này lộ ra phần lớn trùng lặp.
Khi gộp hai mã, giữ mã có lịch sử giao dịch dài hơn và chuyển tồn của mã kia sang, đừng xoá — xoá làm mất lịch sử tiêu thụ, thứ dùng để tính điểm đặt hàng lại.
Duy trì
Rà soát định kỳ mỗi năm: mã không phát sinh giao dịch nhiều năm, mã có tồn mà máy tương ứng đã thanh lý, mã có mô tả không theo chuẩn. Không rà thì danh mục sẽ quay lại trạng thái cũ trong vài năm.
Câu hỏi thường gặp
Mã vật tư nên mang nghĩa hay chạy số?
Chạy số đơn giản an toàn hơn. Mã mang nghĩa — nhúng nhóm hàng, kích thước hay nhà cung cấp vào ký tự — nghe hợp lý nhưng bế tắc khi cấu trúc thay đổi: đổi nhà cung cấp thì mã sai, thêm nhóm thì hết ký tự. Để thông tin phân loại ở các trường thuộc tính riêng, vì trường sửa được và lọc được còn ký tự trong mã thì không.
Làm sao để tìm thấy vật tư đã có trong danh mục?
Bằng mô tả chuẩn hoá theo một trật tự cố định: danh từ chính, đặc tính chính, kích thước, vật liệu, tiêu chuẩn. Nếu cùng một thứ được viết ba kiểu khác nhau thì không cách viết nào tìm ra hai cách kia, và mã trùng sinh ra ngay cả khi mọi người đều đã cố tìm trước.
Gộp hai mã trùng thì xử lý tồn kho thế nào?
Giữ mã có lịch sử giao dịch dài hơn và chuyển tồn của mã kia sang, sau đó khoá mã cũ chứ không xoá. Xoá làm mất lịch sử tiêu thụ, mà đó chính là dữ liệu dùng để tính điểm đặt hàng lại và tồn an toàn. Mã bị khoá vẫn tra cứu được khi cần đối chiếu chứng từ cũ.
