Báo cáo sản xuất hằng ngày dài bốn trang, gửi cho mười người, và không ai đọc quá trang đầu. Vấn đề không phải người đọc lười — mà là báo cáo đang phục vụ ba cấp quản lý bằng cùng một tập số.
Ba cấp cần ba thứ khác nhau
Tổ trưởng cần biết ngay bây giờ chuyền đang chạy thế nào so với mục tiêu ca, và đang tắc ở đâu. Chu kỳ: theo giờ.
Quản đốc cần biết ca vừa rồi đạt bao nhiêu, mất bao nhiêu thời gian vì lý do gì, và vấn đề nào lặp lại. Chu kỳ: theo ca và theo ngày.
Ban giám đốc cần biết xu hướng qua các tuần và tháng, và những gì đang chặn năng lực. Chu kỳ: theo tuần và tháng.
Gửi báo cáo tháng cho tổ trưởng là vô ích; gửi biểu đồ theo giờ cho giám đốc cũng vậy.
Bộ chỉ số tối thiểu
| Cấp | Chỉ số |
|---|---|
| Tổ trưởng | Sản lượng so mục tiêu theo giờ; thời gian dừng đang diễn ra; số lỗi trong ca |
| Quản đốc | OEE theo chuyền; top 3 lý do dừng; tỉ lệ lỗi; tiến độ đơn hàng |
| Ban giám đốc | Xu hướng OEE; giao hàng đúng hạn; chi phí bảo trì; nút thắt năng lực |
Ba nguyên tắc
Mỗi chỉ số phải gắn với một hành động. Nếu không ai làm gì khác đi khi con số thay đổi, chỉ số đó không cần trong báo cáo.
So sánh, đừng chỉ nêu. Một con số đứng một mình không nói gì. Nó phải đi kèm mục tiêu, kỳ trước, hoặc cùng kỳ.
Ba chỉ số dẫn dắt là đủ cho mỗi cấp. Phần còn lại để trong phụ lục cho ai muốn đào sâu.
Chỉ số dẫn dắt và chỉ số kết quả
Sản lượng tháng là chỉ số kết quả — biết được thì đã muộn. Tỉ lệ công việc bảo trì có kế hoạch, số lần dừng vì thiếu vật tư, thời gian đổi mẫu là các chỉ số dẫn dắt: chúng thay đổi trước và dự báo kết quả.
Báo cáo có ích cân được cả hai, và phần dẫn dắt là phần khiến người đọc làm gì đó trong tuần này.
Hiển thị tại chỗ
Bảng treo ngay tại chuyền, cập nhật theo giờ, có tác động lớn hơn nhiều so với báo cáo gửi qua email. Người trực tiếp làm ra con số nhìn thấy nó là cơ chế phản hồi ngắn nhất — và cũng là cách làm chất lượng dữ liệu nhập vào tăng lên, vì tổ thấy số của mình bị sai thì họ sẽ nói.
Câu hỏi thường gặp
Vì sao báo cáo dài không ai đọc?
Vì nó phục vụ ba cấp quản lý bằng cùng một tập số. Tổ trưởng cần biết chuyền đang tắc ở đâu ngay bây giờ; quản đốc cần biết ca vừa rồi mất thời gian vì lý do gì; ban giám đốc cần xu hướng qua tuần và tháng. Tách thành ba báo cáo ngắn theo ba chu kỳ hiệu quả hơn hẳn một báo cáo dài gửi cho tất cả.
Chỉ số dẫn dắt khác chỉ số kết quả thế nào?
Chỉ số kết quả như sản lượng tháng cho biết chuyện đã xảy ra, khi hành động thì đã muộn. Chỉ số dẫn dắt như tỉ lệ công việc bảo trì có kế hoạch, số lần dừng vì thiếu vật tư hay thời gian đổi mẫu thay đổi trước và dự báo kết quả. Báo cáo có ích cân được cả hai, và phần dẫn dắt là phần khiến người ta hành động.
Bảng treo tại chuyền có hơn báo cáo email không?
Với cấp tổ thì hơn hẳn. Người trực tiếp làm ra con số nhìn thấy nó ngay là cơ chế phản hồi ngắn nhất. Nó còn cải thiện chất lượng dữ liệu: khi tổ thấy số của mình hiển thị công khai và biết nó sai, họ sẽ phản ánh — điều không xảy ra với một báo cáo họ không bao giờ nhìn thấy.
