Báo giá phần mềm ghi một con số. Tổng chi thực tế trong ba năm thường gấp nhiều lần con số đó, và phần chênh lệch phần lớn nằm ở những khoản không ai lập hoá đơn.
Các khoản có hoá đơn
- Bản quyền hoặc thuê bao — theo người dùng, theo phân hệ, hoặc theo dung lượng.
- Triển khai — khảo sát, cấu hình, kiểm thử, chạy song song.
- Tuỳ chỉnh — phần nghiệp vụ mà phần mềm không có sẵn.
- Chuyển đổi dữ liệu — chuẩn hoá và nạp dữ liệu cũ.
- Đào tạo.
- Phí duy trì hằng năm — thường tính theo tỉ lệ trên giá bản quyền.
- Hạ tầng — máy chủ, sao lưu, đường truyền.
Khoản phí duy trì hay bị bỏ khi so sánh phương án, dù nó lặp lại mỗi năm và cộng dồn nhanh hơn người ta nghĩ.
Các khoản không có hoá đơn
| Khoản | Vì sao lớn |
|---|---|
| Thời gian nhân sự nội bộ | Người giỏi nhất bị kéo khỏi công việc chính nhiều tháng |
| Dọn dữ liệu | Chỉ người trong nhà máy làm được; tốn nhiều công nhất |
| Năng suất giảm giai đoạn đầu | Vừa học vừa làm, chạy song song hai hệ |
| Sửa quy trình | Phần mềm buộc thay đổi cách làm việc hiện tại |
Hàng đầu thường là khoản lớn nhất và không bao giờ xuất hiện trong dự toán. Người hiểu nghiệp vụ nhất là người dự án cần nhất, và cũng là người đang gánh công việc quan trọng nhất.
Lập dự toán ba năm
Bảng đơn giản: các khoản là hàng, ba năm là cột. Năm đầu có triển khai và chuyển đổi; năm hai và ba chỉ còn duy trì, hạ tầng, và phần mở rộng dự kiến.
Cách này thường đảo ngược kết luận khi so hai phương án: một phần mềm rẻ hơn ở năm đầu có thể đắt hơn ở năm thứ ba do phí duy trì cao hoặc do mọi thay đổi nhỏ đều phải thuê nhà cung cấp.
Ba câu hỏi cần trả lời trước khi ký
- Tự làm được gì? Thêm một trường, sửa một mẫu báo cáo — tự làm được hay phải thuê?
- Dữ liệu lấy ra được không? Nếu sau này đổi hệ, xuất toàn bộ dữ liệu ra định dạng dùng được có khả thi không?
- Chi phí mở rộng? Thêm mười người dùng hoặc thêm một phân hệ tốn bao nhiêu?
Câu thứ hai quyết định mức phụ thuộc dài hạn. Một hệ thống không xuất được dữ liệu là một hệ thống không rời bỏ được, và điều đó ảnh hưởng tới mọi cuộc đàm phán gia hạn về sau.
Giữ phạm vi
Chi phí vượt dự toán thường không đến từ một khoản lớn mà từ nhiều yêu cầu nhỏ phát sinh trong lúc triển khai. Chốt phạm vi giai đoạn một, ghi những yêu cầu khác vào danh sách giai đoạn hai, và chỉ mở lại sau khi giai đoạn một chạy ổn định.
Câu hỏi thường gặp
Khoản chi phí nào lớn nhất mà không có hoá đơn?
Thời gian của nhân sự nội bộ. Người hiểu nghiệp vụ nhất là người dự án cần nhất, và cũng chính là người đang gánh công việc quan trọng nhất trong vận hành. Kéo họ ra khỏi công việc chính trong nhiều tháng là chi phí thật, nhưng không bao giờ xuất hiện trong dự toán vì không ai lập hoá đơn cho nó.
Vì sao nên lập dự toán ba năm thay vì một năm?
Vì phí duy trì hằng năm và chi phí mở rộng thay đổi hoàn toàn bức tranh so sánh. Một phần mềm rẻ hơn ở năm đầu có thể đắt hơn ở năm thứ ba nếu phí duy trì cao hoặc nếu mọi thay đổi nhỏ đều phải thuê nhà cung cấp thực hiện. Ba năm là khoảng đủ để những khác biệt đó lộ ra.
Câu hỏi nào quan trọng nhất trước khi ký hợp đồng phần mềm?
Dữ liệu có xuất ra được không, ở định dạng dùng được. Một hệ thống không xuất được dữ liệu là hệ thống không rời bỏ được, và điều đó ảnh hưởng tới mọi cuộc đàm phán gia hạn về sau. Câu thứ hai là tự làm được những gì — thêm một trường hay sửa một mẫu báo cáo có phải thuê không.
