Dự án ERP hiếm khi thất bại vì phần mềm. Nó thất bại vào tháng thứ tư, khi chạy thử và phát hiện định mức nguyên vật liệu trong hệ thống không khớp với thứ xưởng thật sự dùng — nên mọi con số tính ra đều sai.
Bốn tập dữ liệu
Danh mục vật tư. Mỗi thứ mua vào, làm ra hoặc tồn kho đều cần một mã duy nhất, một đơn vị tính thống nhất và một mô tả chuẩn hoá. Đây là nền của tất cả phần còn lại.
Định mức nguyên vật liệu. Làm ra một đơn vị sản phẩm cần những gì, số lượng bao nhiêu. Phải là định mức thực tế có tính hao hụt, không phải định mức lý thuyết trên bản vẽ.
Công đoạn. Sản phẩm đi qua những bước nào, mỗi bước ở đâu, mất bao lâu. Thời gian phải đo, không ước lượng.
Trung tâm chi phí. Chi phí phát sinh ở đâu thì tính vào đâu. Sai ở đây thì giá thành sai, và giá thành là lý do chính người ta mua ERP.
Vì sao không thuê ngoài hoàn toàn được
Nhà cung cấp có thể nhập liệu hộ, chuẩn hoá định dạng hộ, thậm chí xây cấu trúc mã hộ. Cái họ không làm được là trả lời câu hỏi cái này thật sự là cái gì.
Ba dòng “bạc đồng phi 30”, “bạc đồng D30” và “bushing 30” trong file cũ là một mã hay ba mã? Chỉ người trong xưởng biết. Mỗi câu hỏi như vậy cần một quyết định, và một danh mục vài nghìn dòng sinh ra hàng trăm câu hỏi như thế.
Ba lỗi hay gặp
- Bê nguyên file Excel cũ vào. Mọi trùng lặp, mọi mô tả tuỳ hứng và mọi đơn vị tính lẫn lộn được chuyển nguyên trạng sang hệ thống mới, giờ khó sửa hơn.
- Định mức lý thuyết. Không tính hao hụt cắt gọt, phế phẩm và phần dư kỹ thuật, nên kế hoạch mua hàng luôn thiếu.
- Tồn kho đầu kỳ không kiểm. Nhập số trên sổ thay vì số đếm thực tế. Từ ngày đầu tiên, hệ thống đã sai và mọi tính toán sau đó thừa hưởng cái sai đó.
Kiểm tra mức sẵn sàng
| Câu hỏi | Chưa sẵn sàng nếu |
|---|---|
| Một vật tư có mấy mã? | Không trả lời được, hoặc biết là có trùng |
| Định mức lấy ở đâu? | Trong đầu quản đốc |
| Lần kiểm kê gần nhất? | Không nhớ, hoặc chênh lệch lớn chưa xử lý |
| Đơn vị tính có thống nhất? | Cùng một thứ vừa tính cái vừa tính kg |
| Ai sở hữu danh mục vật tư? | Không ai, hoặc mỗi phòng một file |
Làm trước khi ký hợp đồng
Ba việc này làm được bằng bảng tính và không tốn tiền phần mềm:
- Gom mọi file vật tư đang có về một chỗ, lọc trùng, thống nhất đơn vị tính.
- Kiểm kê thực tế một lần cho nhóm vật tư giá trị lớn.
- Viết định mức cho vài sản phẩm chủ lực, đối chiếu với lượng xuất kho thực tế của ba tháng gần nhất.
Việc thứ ba thường phát hiện ra chênh lệch lớn, và đó chính là thứ dự án ERP sẽ vấp phải ở tháng thứ tư — chỉ khác là phát hiện bây giờ thì rẻ hơn nhiều.
Câu hỏi thường gặp
Phần dọn dữ liệu chiếm bao nhiêu công sức dự án?
Trong phần lớn dự án ERP ở nhà máy, nó là hạng mục tốn thời gian nhất, hơn cả cấu hình phần mềm. Lý do là mỗi dòng dữ liệu cũ đều có thể cần một quyết định về nghiệp vụ, và những quyết định đó chỉ người trong nhà máy đưa ra được. Lên kế hoạch cho nó như một hạng mục riêng có người phụ trách, không coi là việc phụ.
Có thể vừa chạy ERP vừa dọn dữ liệu không?
Không nên với bốn tập dữ liệu gốc. Danh mục vật tư, định mức, công đoạn và trung tâm chi phí phải đúng trước ngày chạy thật, vì mọi tính toán đều dựa lên chúng. Dữ liệu giao dịch thì khác — đơn hàng và phiếu nhập xuất có thể bắt đầu từ ngày chạy thật mà không cần nhập lại quá khứ.
Tồn kho đầu kỳ lấy số trên sổ được không?
Không nên. Nếu số sổ đã lệch với thực tế thì hệ thống mới bắt đầu bằng một sai số, và mọi tính toán mua hàng, giá thành sau đó thừa hưởng cái sai đó mà không ai truy được nguồn. Kiểm kê thực tế ít nhất cho nhóm vật tư giá trị lớn trước ngày chuyển đổi, và xử lý chênh lệch trước chứ không mang sang.
