Phần lớn công sức đánh giá nhà cung cấp dồn vào trước khi ký. Sau khi ký thì không ai theo dõi nữa, cho tới ngày có sự cố lớn — và lúc đó không có dữ liệu nào để làm căn cứ.
Bốn chỉ số đủ dùng
| Chỉ số | Đo bằng |
|---|---|
| Giao đúng hạn | Tỉ lệ đơn giao trong hạn cam kết |
| Chất lượng | Tỉ lệ lô không đạt khi kiểm đầu vào |
| Phản hồi sự cố | Thời gian từ khi báo tới khi xử lý xong |
| Hồ sơ | Tỉ lệ lô có đủ chứng từ và chứng chỉ ngay khi giao |
Bốn chỉ số này lấy được từ dữ liệu đã phát sinh trong quá trình mua hàng, không cần thu thập thêm. Đó là lý do nên chọn chúng thay vì một bộ chỉ số đầy đủ mà không ai duy trì nổi.
Đo giao đúng hạn cho đúng
Hai cái bẫy hay gặp:
- Tính theo ngày cam kết đã sửa thay vì ngày cam kết ban đầu. Nếu nhà cung cấp xin lùi và được đồng ý, đơn đó vẫn là đơn trễ so với kế hoạch — nên ghi cả hai mốc.
- Không tính đơn giao sớm. Giao sớm quá cũng là vấn đề vì phát sinh chi phí lưu kho và chiếm mặt bằng.
Chu kỳ và cách chấm
Chấm theo quý là hợp lý với phần lớn nhà máy: đủ dữ liệu để có ý nghĩa, đủ thường xuyên để phản hồi còn kịp tác dụng.
Trọng số các chỉ số nên khác nhau theo nhóm hàng. Với vật tư sản xuất, giao đúng hạn và chất lượng nặng hơn. Với thiết bị, phản hồi sự cố và hồ sơ nặng hơn.
Phản hồi cho nhà cung cấp
Điểm số chỉ có giá trị nếu nhà cung cấp biết. Gửi kết quả kèm dữ liệu cụ thể — đơn nào trễ, trễ bao nhiêu ngày, lô nào không đạt vì lý do gì.
Một cuộc trao đổi ngắn mỗi quý với nhà cung cấp chính thường hiệu quả hơn nhiều so với một lá thư khiển trách sau sự cố. Nó cũng cho biết nguyên nhân từ phía họ, và đôi khi nguyên nhân nằm ở phía mình: đơn hàng đặt gấp, thay đổi yêu cầu giữa chừng, thanh toán chậm.
Khi nào nên thay
- Điểm giảm liên tục qua nhiều quý dù đã phản hồi.
- Một sự cố nghiêm trọng mà nhà cung cấp không nhận trách nhiệm hoặc không có biện pháp khắc phục.
- Không còn năng lực đáp ứng khi nhu cầu thay đổi.
- Rủi ro phụ thuộc quá lớn — một nhà cung cấp chiếm phần lớn một nhóm hàng quan trọng.
Mục cuối là lý do chủ động chứ không phải phản ứng. Việc phát triển thêm một nhà cung cấp thay thế nên bắt đầu khi mọi thứ đang tốt, vì lúc có sự cố thì không còn thời gian.
Lưu hồ sơ
Giữ lịch sử chấm điểm cùng dữ liệu gốc. Nó là căn cứ khi đàm phán gia hạn, khi giải trình lựa chọn nhà cung cấp, và khi cần chứng minh đã có cảnh báo trước một quyết định chấm dứt hợp đồng.
Câu hỏi thường gặp
Nên theo dõi bao nhiêu chỉ số nhà cung cấp?
Bốn là đủ: giao đúng hạn, tỉ lệ lô không đạt khi kiểm đầu vào, thời gian phản hồi sự cố, và tỉ lệ lô có đủ chứng từ khi giao. Cả bốn đều lấy được từ dữ liệu đã phát sinh trong quá trình mua hàng nên không cần thu thập thêm — đó là lý do chúng được duy trì, còn bộ chỉ số đầy đủ hơn thì không.
Đo giao đúng hạn theo ngày cam kết nào?
Ghi cả hai: ngày cam kết ban đầu và ngày cam kết đã sửa. Nếu chỉ tính theo ngày đã sửa thì mọi đơn xin lùi đều thành đúng hạn, và chỉ số mất ý nghĩa với kế hoạch sản xuất. Cũng nên tính cả đơn giao sớm quá mức, vì nó phát sinh chi phí lưu kho và chiếm mặt bằng.
Khi nào nên phát triển nhà cung cấp thay thế?
Khi mọi thứ đang tốt, không phải khi đã có sự cố. Rủi ro phụ thuộc — một nhà cung cấp chiếm phần lớn một nhóm hàng quan trọng — là lý do chủ động để tìm phương án hai. Lúc sự cố xảy ra thì không còn thời gian để đánh giá, chạy thử và phê duyệt một nhà cung cấp mới.
