Máy về tới cảng và nằm đó ba tuần vì thiếu một giấy tờ. Chi phí lưu container cộng chi phí chậm tiến độ thường lớn hơn nhiều so với công chuẩn bị hồ sơ từ đầu.
Bộ chứng từ cơ bản
- Hợp đồng thương mại.
- Hoá đơn thương mại và phiếu đóng gói.
- Vận đơn.
- Chứng nhận xuất xứ, nếu muốn hưởng ưu đãi thuế theo hiệp định.
- Tài liệu kỹ thuật của thiết bị, phục vụ xác định mã và kiểm tra chuyên ngành.
Chứng nhận xuất xứ là chứng từ hay bị bỏ sót nhất và cũng là chứng từ có giá trị tiền bạc rõ nhất. Nó phải do bên bán xin ở nước xuất khẩu, nên phải yêu cầu ngay khi ký hợp đồng chứ không xin sau khi hàng đã lên tàu.
Mã HS quyết định thuế
Mã HS phân loại hàng hoá và quyết định thuế suất cùng các yêu cầu quản lý chuyên ngành. Cùng một thiết bị, mã khác nhau có thể cho thuế suất rất khác nhau.
Xác định mã dựa trên bản chất và công dụng của thiết bị, theo quy tắc phân loại. Ba nguyên tắc thực dụng:
- Lấy mã từ tài liệu kỹ thuật, không lấy từ tên thương mại người bán đặt.
- Nếu không chắc, xin xác định trước mã từ cơ quan hải quan thay vì tự quyết.
- Giữ nhất quán giữa các lô cùng loại hàng.
Rủi ro khi khai sai
| Tình huống | Hậu quả |
|---|---|
| Khai mã có thuế thấp hơn thực tế | Truy thu thuế và xử phạt, kể cả nhiều năm sau |
| Khai mã có thuế cao hơn | Nộp thừa, hoàn lại rất khó |
| Mã không khớp giữa các lô | Bị nghi ngờ và kiểm tra kỹ hơn ở lô sau |
Truy thu có thể xảy ra sau nhiều năm khi cơ quan hải quan kiểm tra sau thông quan, nên rủi ro không kết thúc khi hàng ra khỏi cảng.
Kiểm tra chuyên ngành
Một số thiết bị phải kiểm tra chất lượng hoặc kiểm định trước hoặc sau thông quan. Xác định trước khi ký hợp đồng bằng cách tra theo mã HS dự kiến, vì:
- Có yêu cầu cần tài liệu mà bên bán phải chuẩn bị từ đầu.
- Có yêu cầu về tuổi thiết bị với máy đã qua sử dụng.
- Thời gian kiểm tra ảnh hưởng tới tiến độ lắp đặt.
Máy đã qua sử dụng
Nhập máy cũ có quy định riêng, gồm ràng buộc về tuổi thiết bị và hồ sơ chứng minh. Kiểm tra quy định hiện hành trước khi đặt cọc — đây là chỗ nhiều thương vụ máy cũ giá tốt bị hỏng vì thiết bị không đủ điều kiện nhập.
Chuẩn bị trước khi hàng tới
Sắp xếp trước: đơn vị làm thủ tục, phương án vận chuyển nội địa, thiết bị cẩu hạ, và mặt bằng nhận hàng. Container nằm chờ ở cảng phát sinh chi phí theo ngày, và đó là chi phí hoàn toàn tránh được.
Câu hỏi thường gặp
Chứng từ nào hay bị bỏ sót nhất khi nhập thiết bị?
Chứng nhận xuất xứ. Nó do bên bán xin ở nước xuất khẩu nên phải yêu cầu ngay khi ký hợp đồng, không xin được sau khi hàng đã lên tàu. Thiếu nó thì mất quyền hưởng ưu đãi thuế theo hiệp định thương mại, và đây là chứng từ có giá trị tiền bạc rõ ràng nhất trong bộ hồ sơ.
Không chắc mã HS thì làm sao?
Xin xác định trước mã từ cơ quan hải quan thay vì tự quyết. Khai sai mã có thuế thấp hơn thực tế dẫn tới truy thu và xử phạt, và việc này có thể xảy ra nhiều năm sau khi hàng đã thông quan qua kiểm tra sau thông quan. Xác định mã dựa trên tài liệu kỹ thuật chứ không dựa vào tên thương mại người bán đặt.
Nhập máy đã qua sử dụng cần lưu ý gì?
Có quy định riêng gồm ràng buộc về tuổi thiết bị và hồ sơ chứng minh. Phải kiểm tra quy định hiện hành trước khi đặt cọc, vì đây là chỗ nhiều thương vụ máy cũ giá tốt bị hỏng do thiết bị không đủ điều kiện nhập khẩu, và tiền cọc thường khó lấy lại khi lý do đến từ phía người mua.
