Kho phụ tùng đầy nhưng vẫn dừng máy ba ngày vì thiếu một cái phớt giá vài trăm nghìn. Vấn đề không phải tiền tồn kho, mà là tồn sai thứ.
Phân loại theo hậu quả, không theo giá
Cách phân loại thường gặp là theo giá trị. Với phụ tùng bảo trì, tiêu chí đúng hơn là hậu quả khi thiếu:
- Nhóm 1 — thiếu là dừng chuyền, không có phương án thay thế.
- Nhóm 2 — thiếu làm giảm năng suất hoặc phải chạy chế độ hạn chế.
- Nhóm 3 — thiếu không ảnh hưởng ngay, chờ được.
Một chi tiết rẻ nhưng thuộc nhóm 1 và có thời gian giao hàng 12 tuần nguy hiểm hơn nhiều so với một chi tiết đắt luôn có sẵn ở thị trường trong nước.
Điểm đặt hàng lại
Nguyên tắc: đặt hàng khi tồn kho còn đủ dùng cho khoảng thời gian chờ hàng về, cộng thêm phần dự phòng cho biến động.
Điểm đặt lại = mức tiêu thụ trong thời gian giao hàng + tồn an toàn
Mức tiêu thụ lấy từ lịch sử xuất kho thật, không lấy từ ước lượng. Tồn an toàn lớn hay nhỏ tuỳ mức dao động của cả tiêu thụ lẫn thời gian giao hàng — nhà cung cấp giao lúc 2 tuần lúc 8 tuần đòi hỏi tồn an toàn cao hơn nhà cung cấp ổn định.
Bảng quyết định
| Nhóm hậu quả | Thời gian giao | Chính sách |
|---|---|---|
| 1 | Dài | Luôn giữ tồn, kể cả tốn tiền |
| 1 | Ngắn, có sẵn trong nước | Tồn tối thiểu, dựa vào nhà cung cấp |
| 2 | Dài | Giữ một bộ, theo dõi tiêu thụ |
| 2 hoặc 3 | Ngắn | Mua khi cần |
| 3 | Bất kỳ | Không tồn |
Ba việc làm giảm tồn mà không tăng rủi ro
- Chuẩn hoá chi tiết giữa các máy. Hai máy dùng chung một loại vòng bi cần ít tồn hơn hai máy dùng hai loại.
- Thoả thuận nhà cung cấp giữ hàng. Với chi tiết nhóm 1 giao lâu, hợp đồng khung có cam kết giữ tồn chuyển chi phí tồn sang phía họ.
- Rà chi tiết chết. Phụ tùng của máy đã thanh lý vẫn nằm trong kho là chuyện phổ biến và không ai phát hiện nếu không rà định kỳ.
Liên kết với CMMS
Kho phụ tùng chỉ chính xác khi mọi lần xuất đều gắn với một phiếu công việc. Xuất kho không ghi máy nào dùng thì sau một năm không ai tính được chi phí bảo trì của từng thiết bị — thứ dùng để quyết định nên sửa tiếp hay thay máy.
Câu hỏi thường gặp
Nên phân loại phụ tùng theo giá hay theo gì?
Theo hậu quả khi thiếu. Một chi tiết rẻ nhưng thiếu là dừng cả chuyền và có thời gian giao hàng 12 tuần nguy hiểm hơn nhiều so với chi tiết đắt luôn sẵn hàng trong nước. Phân loại theo giá trị hữu ích cho kế toán nhưng không trả lời được câu hỏi nên tồn cái gì.
Tồn an toàn nên đặt bao nhiêu?
Tuỳ mức dao động của hai thứ: lượng tiêu thụ và thời gian giao hàng. Nhà cung cấp lúc giao 2 tuần lúc 8 tuần buộc phải có tồn an toàn cao hơn nhà cung cấp ổn định ở 4 tuần, dù thời gian trung bình như nhau. Lấy dữ liệu từ lịch sử xuất kho và lịch sử giao hàng thật chứ không ước lượng.
Làm sao giảm tồn kho mà không tăng rủi ro dừng máy?
Ba hướng. Chuẩn hoá chi tiết giữa các máy để cùng một mã phục vụ nhiều thiết bị. Thoả thuận với nhà cung cấp giữ tồn cho các chi tiết nhóm quan trọng có thời gian giao dài. Và rà soát chi tiết chết định kỳ — phụ tùng của máy đã thanh lý nằm lại trong kho là chuyện rất phổ biến.
