Khách hàng báo một lô hàng có vấn đề. Câu hỏi đầu tiên là lô đó dùng nguyên liệu nào, chạy trên máy nào, ca nào. Nếu không trả lời được thì phạm vi thu hồi là toàn bộ sản lượng của khoảng thời gian nghi ngờ.
Truy xuất giải quyết ba câu hỏi
- Truy ngược — sản phẩm này làm từ nguyên liệu lô nào, trên máy nào, ai làm.
- Truy xuôi — lô nguyên liệu này đã đi vào những sản phẩm nào, đã giao cho ai.
- Xác định phạm vi — khi có vấn đề, cần thu hồi bao nhiêu.
Câu thứ hai là câu quyết định chi phí một lần thu hồi, và cũng là câu khó nhất nếu không thiết kế từ đầu.
Độ mịn của lô
| Độ mịn | Chi phí ghi nhận | Phạm vi thu hồi khi có lỗi |
|---|---|---|
| Theo tháng | Rất thấp | Cả tháng sản xuất |
| Theo ngày | Thấp | Một ngày |
| Theo ca | Trung bình | Một ca |
| Theo lô nguyên liệu | Cao hơn | Đúng phần dùng lô đó |
Đây là bài toán đánh đổi trực tiếp: ghi nhận mịn hơn tốn công hơn mỗi ngày, nhưng thu hẹp phạm vi thu hồi rất nhiều khi sự cố xảy ra. Chọn mức theo giá trị sản phẩm và hậu quả của một lần thu hồi.
Điểm ghi nhận trên chuyền
Không cần quét ở mọi công đoạn. Bốn điểm là đủ cho phần lớn nhà máy:
- Nhập nguyên liệu — gắn mã lô cho từng lô nhận.
- Bắt đầu một mẻ sản xuất — ghi nguyên liệu lô nào vào mẻ nào.
- Công đoạn có trộn hoặc chia — đây là chỗ quan hệ giữa lô vào và lô ra thay đổi, và là chỗ bắt buộc phải ghi.
- Đóng gói và xuất hàng — nối mã lô với khách hàng và số chứng từ.
Điểm thứ ba là điểm quan trọng nhất. Ở chỗ trộn, nhiều lô vào thành một lô ra; ở chỗ chia, một lô vào thành nhiều lô ra. Bỏ sót ghi nhận tại đây làm đứt chuỗi truy xuất dù mọi điểm khác đều đầy đủ.
Thiết kế mã lô
Mã lô nên tự nó mang thông tin ngày và ca, để đọc được bằng mắt khi cần mà không phải tra hệ thống. Nhưng đừng nhồi quá nhiều thông tin vào mã — phần còn lại để trong bản ghi.
Mã phải in được lên sản phẩm hoặc bao bì theo cách còn đọc được sau vận chuyển và bảo quản.
Thử trước khi cần
Diễn tập truy xuất mỗi năm một lần: chọn ngẫu nhiên một sản phẩm đã xuất, truy ngược về nguyên liệu, rồi truy xuôi xem lô nguyên liệu đó còn đi vào đâu. Đặt giới hạn thời gian, ví dụ bốn giờ.
Cuộc diễn tập này luôn tìm ra chỗ đứt chuỗi, và tìm ra lúc không có sự cố thì rẻ hơn rất nhiều.
Câu hỏi thường gặp
Điểm nào bắt buộc phải ghi nhận truy xuất?
Công đoạn có trộn hoặc chia, vì đó là chỗ quan hệ giữa lô vào và lô ra thay đổi. Ở chỗ trộn nhiều lô vào thành một lô ra; ở chỗ chia một lô vào thành nhiều lô ra. Bỏ sót ghi nhận tại đây làm đứt chuỗi truy xuất dù mọi điểm khác đều đầy đủ, và khi đó phạm vi thu hồi phải mở rộng ra toàn bộ.
Nên chia lô theo ngày hay theo lô nguyên liệu?
Đây là đánh đổi trực tiếp giữa công ghi nhận hằng ngày và phạm vi thu hồi khi có sự cố. Chia theo lô nguyên liệu tốn công hơn nhưng thu hẹp phạm vi thu hồi rất nhiều. Chọn mức theo giá trị sản phẩm và hậu quả của một lần thu hồi — sản phẩm giá trị cao hoặc có rủi ro an toàn nên chia mịn.
Làm sao biết hệ truy xuất có hoạt động không?
Diễn tập mỗi năm một lần với giới hạn thời gian: chọn ngẫu nhiên một sản phẩm đã xuất, truy ngược về nguyên liệu, rồi truy xuôi xem lô nguyên liệu đó còn đi vào những sản phẩm nào khác. Cuộc diễn tập luôn tìm ra chỗ đứt chuỗi, và phát hiện lúc chưa có sự cố rẻ hơn rất nhiều.
