Kiểm hàng đầu vào bằng cách mở vài thùng ngẫu nhiên rồi ký nhận. Cách này không sai về nguyên tắc, nhưng “vài thùng” không phải một phương pháp và không bảo vệ được ai khi có tranh chấp.
Ba mức kiểm
Không kiểm — chấp nhận theo chứng chỉ của nhà cung cấp. Chỉ hợp lý với nhà cung cấp đã có lịch sử ổn định và vật tư không quan trọng.
Lấy mẫu — kiểm một số lượng nhất định, kết luận cho cả lô. Đây là mức phổ biến nhất.
Kiểm toàn bộ — kiểm từng đơn vị. Tốn kém, nhưng bắt buộc trong một số trường hợp.
Khi nào phải kiểm toàn bộ
- Chi tiết mà một cái lỗi gây hậu quả nghiêm trọng về an toàn.
- Lô đầu tiên từ một nhà cung cấp mới.
- Sau khi nhà cung cấp thay đổi quy trình hoặc vật liệu.
- Lô ngay sau một lần phát hiện lỗi hàng loạt.
- Số lượng nhỏ tới mức lấy mẫu không có ý nghĩa thống kê.
Nguyên tắc lấy mẫu
Ba yếu tố xác định cỡ mẫu: cỡ lô, mức kiểm tra, và mức chất lượng chấp nhận.
Điểm quan trọng và phản trực giác: cỡ mẫu không tỉ lệ thuận với cỡ lô. Lô lớn gấp mười lần không cần mẫu lớn gấp mười lần. Đây là lý do dùng bảng lấy mẫu tiêu chuẩn thay vì tự đặt tỉ lệ phần trăm.
Cách “kiểm 10% mọi lô” nghe hợp lý nhưng vừa quá tay với lô lớn vừa không đủ tin cậy với lô nhỏ.
Điều chỉnh theo lịch sử
| Lịch sử nhà cung cấp | Mức kiểm |
|---|---|
| Nhiều lô liên tiếp đạt | Giảm mức kiểm, tiết kiệm chi phí |
| Ổn định | Mức thường |
| Có lô không đạt gần đây | Tăng mức kiểm |
Cơ chế này vừa tiết kiệm cho mình vừa tạo động lực cho nhà cung cấp: chất lượng ổn định thì hàng của họ được thông quan nhanh hơn.
Viết yêu cầu vào đơn hàng
Ghi rõ bốn điều, nếu không mỗi bên hiểu một kiểu:
- Đặc tính nào được kiểm và bằng phương pháp gì.
- Tiêu chí chấp nhận, bằng con số.
- Chứng chỉ nào phải kèm theo lô hàng.
- Xử lý ra sao khi lô không đạt — trả lại, sửa, hay chấp nhận có điều kiện.
Mục cuối là mục hay thiếu nhất và cũng là mục gây tranh chấp nhiều nhất. Thoả thuận trước khi có hàng dễ hơn nhiều so với thương lượng khi hàng đã nằm trong kho và sản xuất đang chờ.
Ghi lại kết quả
Mỗi lần kiểm ghi vào một bảng: lô nào, ngày, cỡ mẫu, số lỗi, kết luận. Sau vài tháng, bảng này là dữ liệu để chấm điểm nhà cung cấp và để quyết định có nới hay siết mức kiểm.
Câu hỏi thường gặp
Kiểm 10% mọi lô có phải cách đúng không?
Không. Cỡ mẫu không tỉ lệ thuận với cỡ lô — lô lớn gấp mười lần không cần mẫu lớn gấp mười lần. Quy tắc phần trăm cố định vừa quá tay với lô lớn vừa không đủ tin cậy với lô nhỏ. Dùng bảng lấy mẫu tiêu chuẩn với ba yếu tố là cỡ lô, mức kiểm tra và mức chất lượng chấp nhận.
Khi nào phải kiểm toàn bộ thay vì lấy mẫu?
Khi một chi tiết lỗi gây hậu quả nghiêm trọng về an toàn, khi đó là lô đầu tiên từ nhà cung cấp mới, sau khi họ thay đổi quy trình hoặc vật liệu, ngay sau một lần phát hiện lỗi hàng loạt, hoặc khi số lượng quá nhỏ để lấy mẫu có ý nghĩa thống kê.
Điều gì hay bị thiếu nhất trong yêu cầu kiểm tra?
Cách xử lý khi lô không đạt: trả lại, yêu cầu sửa, hay chấp nhận có điều kiện kèm giảm giá. Thoả thuận điều này trước khi có hàng dễ hơn nhiều so với thương lượng lúc hàng đã nằm trong kho và sản xuất đang chờ, khi vị thế đàm phán của bên mua yếu hẳn đi.
