Xưởng dùng bảy loại găng tay, mười một loại giẻ lau và chín loại băng keo — phần lớn do mỗi tổ tự mua theo thói quen. Không ai chọn sai, chỉ là không ai nhìn tổng thể.
Chi phí của việc phân mảnh
- Mua lẻ theo từng mã nên không đạt mức chiết khấu theo sản lượng.
- Tồn kho nhiều mã, mỗi mã một ít, tổng tồn cao mà vẫn hay thiếu.
- Chi phí xử lý đơn hàng nhân lên theo số mã và số nhà cung cấp.
- Không so sánh được giá vì mỗi mã một quy cách.
Ba bước gom
Bước 1 — liệt kê thực tế. Không lấy từ danh mục hệ thống mà đi đếm thật trong kho và trong các tủ đồ của tổ. Phần lớn nhà máy phát hiện số mã thực tế cao hơn số mã trong sổ.
Bước 2 — nhóm theo công dụng. Xếp các mã cùng phục vụ một mục đích vào một nhóm, bất kể tên gọi và nhà cung cấp.
Bước 3 — chọn một hoặc hai quy cách cho mỗi nhóm. Tiêu chí là đáp ứng được yêu cầu khắt khe nhất trong nhóm đó.
Chuẩn hoá tới đâu
| Nhóm vật tư | Mức chuẩn hoá hợp lý |
|---|---|
| Găng tay, giẻ lau, băng keo | Cao — 1 tới 2 quy cách cho cả xưởng |
| Dầu mỡ bôi trơn | Trung bình — theo yêu cầu thiết bị |
| Dao cụ cắt gọt | Thấp — phụ thuộc vật liệu và máy |
| Lọc, gioăng, phớt | Rất thấp — phải đúng theo thiết bị |
Rủi ro của chuẩn hoá quá tay nằm ở hai nhóm cuối. Ép một loại lọc chung cho nhiều máy vì “trông giống nhau” là cách làm hỏng thiết bị, và khoản tiết kiệm không bù nổi.
Nguyên tắc: chuẩn hoá mạnh với vật tư không gắn với một thiết bị cụ thể, thận trọng với vật tư là phụ tùng.
Hợp đồng khung
Sau khi gom, đàm phán hợp đồng khung theo sản lượng năm cho các nhóm lớn. Lợi ích không chỉ là giá: nhà cung cấp giữ tồn, giao theo lịch, và giảm số lần xử lý đơn hàng.
Đổi lại là cam kết sản lượng. Ước lượng thận trọng dựa trên tiêu thụ thực của mười hai tháng gần nhất, đừng lấy con số kỳ vọng.
Giữ cho khỏi quay lại
Danh mục sẽ phình lại nếu ai cũng mở được mã mới. Quy trình mở mã phải qua một điểm kiểm duy nhất, và người duyệt cần hỏi một câu trước khi mở: nhóm nào đang có đã dùng được chưa.
Rà soát mỗi năm: mã không phát sinh giao dịch, mã trùng công dụng, mã của thiết bị đã thanh lý.
Câu hỏi thường gặp
Nên chuẩn hoá mạnh với loại vật tư nào?
Với vật tư không gắn với một thiết bị cụ thể — găng tay, giẻ lau, băng keo, vật tư bảo hộ. Những thứ này có thể rút về một hoặc hai quy cách cho cả xưởng, chọn theo yêu cầu khắt khe nhất. Ngược lại phải rất thận trọng với lọc, gioăng và phớt, vì chúng phải đúng theo thiết bị.
Rủi ro của chuẩn hoá quá tay là gì?
Ép một quy cách chung cho các vật tư vốn phải đúng theo thiết bị. Dùng chung một loại lọc cho nhiều máy vì trông giống nhau là cách làm hỏng thiết bị, và khoản tiết kiệm từ mua số lượng lớn không bù nổi một lần hỏng bơm hay hộp giảm tốc.
Cam kết sản lượng trong hợp đồng khung nên lấy con số nào?
Dựa trên tiêu thụ thực tế của mười hai tháng gần nhất và ước lượng thận trọng, không lấy con số kỳ vọng hay kế hoạch tăng trưởng. Cam kết vượt khả năng tiêu thụ dẫn tới hoặc phải mua để giữ cam kết, hoặc phải đàm phán lại với vị thế yếu hơn lần đầu.
