Nhà máy có vài chục thiết bị đo rải khắp các bộ phận. Một số được hiệu chuẩn, một số không, và không ai có danh sách đầy đủ. Đó là trạng thái xuất phát của gần như mọi nhà máy chưa làm việc này.
Bước 1: lập danh mục
Đi một vòng và ghi lại mọi thứ dùng để đo, kể cả những cái nằm trong tủ đồ cá nhân. Với mỗi thiết bị ghi: loại, mã nhận dạng, dải đo, vị trí, người sử dụng chính.
Gán mã cho từng thiết bị và dán nhãn ngay lên nó. Không có mã thì không theo dõi được, và hai cái thước cặp giống hệt nhau sẽ lẫn lộn ngay trong tuần đầu.
Bước 2: phân loại theo mức ảnh hưởng
| Nhóm | Đặc điểm | Chế độ |
|---|---|---|
| A | Kết quả đo quyết định chấp nhận sản phẩm hoặc liên quan an toàn | Hiệu chuẩn hoặc kiểm định, chu kỳ ngắn |
| B | Dùng theo dõi quá trình, ảnh hưởng gián tiếp | Hiệu chuẩn, chu kỳ dài hơn |
| C | Chỉ tham khảo, không dùng ra quyết định | Kiểm tra nội bộ, dán nhãn rõ là tham khảo |
Nhóm C cần được dán nhãn rõ ràng. Một đồng hồ không hiệu chuẩn mà nhìn giống thiết bị đã hiệu chuẩn là rủi ro thật: sớm muộn sẽ có người dùng nó để ra quyết định.
Bước 3: nhãn trạng thái
Mỗi thiết bị mang một nhãn ghi: mã, ngày hiệu chuẩn gần nhất, ngày hết hạn. Nhãn phải ở nơi nhìn thấy khi cầm lên dùng, không phải dán dưới đáy.
Thiết bị hỏng hoặc quá hạn phải được tách khỏi khu vực sử dụng, không chỉ dán nhãn cảnh báo. Một thiết bị quá hạn nằm trong tủ dụng cụ sẽ được dùng.
Bước 4: xử lý khi phát hiện lệch chuẩn
Đây là phần phân biệt một hệ thống thật với một tập hồ sơ. Khi hiệu chuẩn phát hiện thiết bị lệch quá mức:
- Xác định khoảng thời gian ảnh hưởng — từ lần hiệu chuẩn trước tới nay.
- Xác định các lô sản phẩm đã đo bằng thiết bị đó.
- Đánh giá mức lệch có ảnh hưởng tới kết luận đạt hay không đạt không.
- Quyết định: chấp nhận, kiểm lại, hay thu hồi.
- Ghi lại toàn bộ quá trình đánh giá.
Không có bước này thì việc hiệu chuẩn chỉ tạo ra giấy tờ mà không bảo vệ được sản phẩm.
Điều chỉnh chu kỳ theo dữ liệu
Sau vài kỳ, xem lịch sử từng thiết bị. Thiết bị nhiều lần lệch thì rút ngắn chu kỳ hoặc thay; thiết bị luôn ổn định qua nhiều kỳ thì nới chu kỳ ra.
Cách này vừa giảm chi phí vừa tập trung nguồn lực vào đúng những thiết bị có vấn đề, thay vì áp một chu kỳ cứng cho tất cả.
Câu hỏi thường gặp
Thiết bị đo chỉ để tham khảo có cần quản lý không?
Có, và cần dán nhãn rõ ràng là loại tham khảo. Một đồng hồ không hiệu chuẩn mà trông giống thiết bị đã hiệu chuẩn là rủi ro thật, vì sớm muộn sẽ có người dùng nó để ra quyết định về sản phẩm. Phân nhóm và dán nhãn khác biệt rẻ hơn nhiều so với hiệu chuẩn tất cả.
Thiết bị quá hạn hiệu chuẩn xử lý thế nào?
Tách khỏi khu vực sử dụng, không chỉ dán nhãn cảnh báo. Một thiết bị quá hạn còn nằm trong tủ dụng cụ sẽ được dùng, nhất là khi công việc gấp và không có thiết bị thay thế ngay. Đặt một chỗ riêng cho thiết bị chờ hiệu chuẩn và chờ sửa, ở ngoài khu vực làm việc.
Chu kỳ hiệu chuẩn có nên giống nhau cho mọi thiết bị không?
Không. Sau vài kỳ, xem lịch sử từng thiết bị: cái nào nhiều lần lệch thì rút ngắn chu kỳ hoặc thay, cái nào luôn ổn định qua nhiều kỳ thì nới ra. Cách này vừa giảm chi phí vừa tập trung nguồn lực vào đúng thiết bị có vấn đề, thay vì áp một chu kỳ cứng cho tất cả.
