Thông tin không tập trung là một trong số những vấn đề nan giải đối với hầu hết các tổ chức thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau. Tuy nhiên, tại các trường học, việc quản lý dữ liệu thường được ưu tiên xử lý bằng Excel vì tiện và dễ dùng. Nhưng liệu Excel có thật sự là công cụ tiện và dễ dùng cho các cán bộ tuyển sinh hay giáo viên ở trường? Cùng đọc bài viết dưới đây để lắng nghe câu chuyện chuyển đổi số trong giáo dục như thế nào nhé!

Bối cảnh 

Trường HS là một trong số những ngôi trường quốc tế ở Hải Phòng, triển khai với mô hình gồm 3 cấp học, với nhiều chi nhánh tại thành phố Cảng. Trước khi sử dụng phần mềm Viindoo, nhà trường chỉ sử dụng Excel cho việc tổng hợp thông tin tuyển sinh và một phần mềm Kế toán để vận hành. Nhìn thì cũng “tiện" nhưng khi quy mô nhà trường được mở rộng thì có nhiều vấn đề từ việc sử dụng này:

• Phụ thuộc vào một cán bộ tuyển sinh - người duy nhất có file Excel tổng hợp thông tin, cũng là người hiểu rõ các dữ liệu anh ấy/cô ấy nhập vào.

• Kết nối giữa nhà trường và phụ huynh cùng hoàn toàn phụ thuộc vào một vài cá nhân thuộc bộ phận tuyển sinh

• Không thể kiểm soát được vì các dữ liệu được nhập vào vội và không theo quy tắc nào, dẫn tới việc lọc và tìm kiếm mất nhiều thời gian.

• Lãnh đạo nhà trường không xem được các báo cáo tuyển sinh tổng hợp để nắm được bức tranh chung về các kênh tuyển sinh hiệu quả, cách chăm sóc của từng cán bộ tuyển sinh. 

• Việc lấy thông tin tự động đổ vào Excel là không thể vì Excel hoạt động offline và không kết nối với các nền tảng khác như Website hay Facebook.

Vì những lý do trên, nhà trường đã quyết định tìm kiếm giải pháp phần mềm giúp xử lý được các vấn đề trên, bổ sung thêm khả năng mở rộng và triển khai nhiều nghiệp vụ như nhân sự, tiền lương, kế toán,...

Thách thức lớn nhất và yêu cầu phần mềm

Bắt đầu từ khâu tuyển sinh, đến các nghiệp vụ bổ trợ như quản lý các thiết bị, kế toán thu chi, nhà trường cần tìm kiếm một giải pháp công nghệ đủ lớn, đủ bao quát mà vẫn phải cụ thể. Các yêu cầu phần mềm cần có bao gồm:

• Phần mềm online để linh hoạt kết nối dữ liệu

• Công cụ lọc và tìm kiếm thông tin nhanh và hiệu quả 

• Báo cáo tức thì với nhiều tiêu chí

• Dễ sử dụng để các cán bộ của nhà trường có thể tiếp cận

Bên cạnh đó, các nghiệp vụ nhà trường muốn triển khai sẽ bao quát với nhiều mong muốn:

• Quản lý dữ liệu chăm sóc trong quy trình tuyển sinh 

• Quản lý học sinh với các dữ liệu tương tự với cơ sở dữ liệu ngành 

• Quản lý và đo lường hiệu quả của từng chương trình tuyển sinh 

• Xây dựng hệ thống tính toán học phí tự động 

• Quản lý nhân sự và tính lương 3P

• Hoàn thiện hệ thống, xử lý các nghiệp vụ trên cùng một phần mềm 

Nhà trường tìm đến Viindoo với quyết tâm của ban giám hiệu nhà trường là mong muốn hệ thống lại dữ liệu và các thông tin trong nhà trường, để việc tổng hợp báo cáo sẽ không còn mất hàng giờ hoặc một ngày nữa. 

>> Xem thêm: Doanh nghiệp ứng dụng công nghệ trong quản lý như thế nào?

Giải pháp công nghệ và tiềm năng mở rộng

Khả năng mở rộng và phát triển khi triển khai phần mềm

Là một chuyên viên tư vấn phần mềm, tôi hiểu rằng cách hiệu quả nhất để triển khai cho nhà trường chính là phương án chia kỳ vọng, mong muốn của nhà trường thành các giai đoạn với lộ trình rõ ràng và khả thi. Viindoo và nhà trường đã có nhiều buổi khảo sát, cốt lõi tập trung vào lắng nghe nhu cầu, khảo sát thực trạng để giúp Viindoo hiểu được nhà trường nhất, từ đó việc tư vấn và triển khai sẽ hiệu quả, “gãi đúng chỗ ngứa" nhất.

Ở giai đoạn đầu, ưu tiên tập trung triển khai tính năng quản lý tuyển sinh và thông tin học sinh và các tính năng có sẵn mà phần mềm Viindoo có sẵn. Các vấn đề giải quyết trong giai đoạn này bao gồm:

• Quản lý dữ liệu chăm sóc trong quy trình tuyển sinh;

• Quản lý học sinh với các dữ liệu tương tự với cơ sở dữ liệu ngành;

• Quản lý và đo lường hiệu quả của từng chương trình tuyển sinh;

• Quản lý kho, thiết bị trường học;

• Quản lý nhân sự, tiền lương cơ bản;

• Kế toán tài chính.

Đặc biệt, dữ liệu tuyển sinh sẽ lấy tự động từ form đăng ký trên website để tập trung hóa, giảm công việc và cũng góp phần hệ thống hóa ngay từ khâu đầu vào.

Ở giai đoạn 2, bước đầu lên kế hoạch để phát triển các tính năng đặc thù bổ sung, theo mong muốn của nhà trường dựa trên những ghi nhận, đánh giá, phân tích từ quá trình triển khai ở giai đoạn 1 và kinh nghiệm tư vấn của đội ngũ chuyên viên Viindoo. Các vấn đề sẽ được tập trung nhiều ở giai đoạn này sẽ là:

• Xây dựng hệ thống tính toán học phí tự động.

• Quản lý năng suất của các cán bộ, giáo viên và tính lương 3P.

Đây là 2 tính năng được Viindoo nhân định là “Cần thiết có", giúp tối ưu hóa sự tiện lợi khi sử dụng phần mềm cho người dùng. Vì thế, ngay khi kết thúc giai đoạn 1, từ cơ sở các phân tích về phần kế toán, các tính năng trên sẽ được phát triển theo yêu cầu đặc thù của nhà trường, từ đó tạo tiền đề quan trọng cho việc hoàn thiện hệ thống ở giai đoạn 3.

Giai đoạn 3, hoàn thiện toàn bộ hệ thống với phần bổ sung của quản lý đào tạo với các thông tin giáo viên, lớp học, thời khóa biểu trên các thông tin đã xây dựng và thiết kế ở giai đoạn 1 và 2. Sử dụng app mobi thiết kế theo bộ nhân diện thương hiệu của nhà trường cho nhân viên, giáo viên, Hội đồng nhà trường và các phụ huynh, học sinh giúp sợi dây kết nối liền mạch, xuyên suốt hơn.

Điều này sẽ gia tăng cơ hội thành công cho một dự án dài hơi khi đảm bảo từng giai đoạn sẽ tập trung vào các tính năng quan trọng. Ngoài ra, hướng triển khai này sẽ giúp các cán bộ trong nhà trường dần làm quen với phần mềm, hiểu được nguyên lý và cách vận hành, từ đó thay đổi nhận thức và thói quen sử dụng, từ từ rồi “nghiện" phần mềm.

Kết quả

Đến nay, nhà trường đã gần hoàn thiện giai đoạn 1. Chúng tôi bước đầu lên phương án cho giai đoạn tiếp theo - xây dựng hệ thống tính học phí. Từ chiến lược ứng dụng công nghệ dài hơi được chia giai đoạn ngay từ ban đầu và những vấn đề được ghi nhận ở giai đoạn 1, kế hoạch thực hiện giai đoạn 2 có rất nhiều thuận lợi để tăng tốc, giảm thời gian và rủi ro triển khai do nhân sự của nhà trường đã được chuyển giao đào tạo chi tiết ở giai đoạn 1.

Chúng tôi tin tưởng việc hệ thống hóa quy trình tính và thanh toán học phí sẽ vừa giải quyết được các vấn đề của nhà trường và thúc đẩy việc làm việc công tác trong nhà trường - một trong thế mạnh của phần mềm Viindoo. 

Đứng trên góc độ nhà triển khai, với hơn 10 năm kinh nghiệm đi cùng các doanh nghiệp, Viindoo hiểu rằng việc được trở thành người bạn đồng hành như vậy là một trọng trách, đòi hỏi sự tận tâm, trách nhiệm cao, minh bạch và quyết đoán của đội ngũ. 

Đây cũng là nguyên tắc quan trọng để giúp tỷ lệ triển khai ERP thành công của Viindoo ngày càng cao và khẳng định vị thế trên thị trường. 

Tìm hiểu Dịch vụ Tư vấn, Triển khai Giải pháp Viindoo