1 năm
1 năm
Chuyển đổi số - thành công hay thất bại phần nhiều phụ thuộc vào phương thức chúng ta thực hiện. Tỷ lệ thất bại của các dự án triển khai Chuyển đổi số không hề nhỏ. Một trong những nguyên nhân đó là chúng ta chọn sai người chủ nhiệm của các dự án triển khai phần mềm Quản trị doanh nghiệp.
Bài viết này, tôi sẽ chia sẻ những trải nghiệm thực tế của mình sau những dự án triển khai Giải pháp Quản trị Doanh nghiệp Tổng thể Viindoo cho các doanh nghiệp khách hàng. Đương nhiên có cả thành công, thành công nhưng chưa đạt được như kỳ vọng ban đầu, thậm chí là thất bại.
Khi xem xét lý do triển khai phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning - một trong những giải pháp phần mềm chuyển đối số toàn diện) thất bại, việc quản lý dự án thiếu hiệu quả luôn xuất hiện ở đầu danh sách. Do đó, bổ nhiệm một nhân sự Chủ nhiệm dự án chuyên nghiệp, có trình độ và tận tâm là một phần quan trọng của một dự án triển khai phần mềm ERP thành công. Dưới đây là những điều bạn cần biết để đảm bảo thành công cho dự án ERP của công ty mình.
Quản lý dự án ERP là gì?
Để quản lý tất cả các khía cạnh của việc triển khai phần mềm ERP, bắt buộc phải trao quyền cho người Chủ nhiệm dự án có vai trò xử lý hiệu quả những thay đổi mà hệ thống mới sẽ mang tới, đồng thời giảm thiểu sự gián đoạn và quản lý kỳ vọng của toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp nên chỉ định một Chủ nhiệm dự án là người trong nội bộ và sẽ làm việc với một người Quản lý dự án chuyên nghiệp của Nhà triển khai ERP.
Đây sẽ là đầu mối giúp thông tin liên lạc của Doanh nghiệp và Nhà triển khai được thông suốt, kiểm soát, theo dõi và điều phối tất cả các hoạt động liên quan đến việc triển khai ERP. Các nhà quản lý dự án được trao quyền và được sự hỗ trợ của quản lý cấp trên để thúc đẩy việc thực hiện thành công trong toàn bộ quá trình.
Đương nhiên, nếu doanh nghiệp của bạn không quá lớn, chủ nhiệm dự án tốt nhất nên là Giám đốc hoặc Phó Giám đốc điều hành. Trưởng hợp muốn bổ nhiệm một người ở các vị trí khác, bạn cần đảm bảo họ:
Nhiệm vụ của Chủ nhiệm Dự án trong doanh nghiệp
Phẩm chất của một Nhà quản lý dự án thành công
Điều quan trọng là phải chọn một người quản lý dự án có kiến thức, kỹ năng, khả năng và kinh nghiệm trong quản lý dự án và con người, đồng thời thông thạo các quy trình của công ty, công nghệ và đặc thù ngành.
Người này phải linh hoạt, có kỷ luật cao và tạo động lực cho nhân viên - với sự thấu hiểu đồng cảm về những điểm khó của nhân viên trong giai đoạn chuyển đổi (có thể gọi là thời kỳ quá độ), khi mà vẫn phải đảm bảo công việc hiện tại để không gián đoạn các mục tiêu kinh doanh nhưng cũng phải dành thời gian học tập, kiểm thử và vận hành công việc theo cách mới.
Có tầm nhìn rõ ràng về quá trình thực hiện và khả năng theo dõi xuyên suốt, người quản lý dự án phải sẵn sàng đưa ra quyết định để đảm bảo thành công.
Bằng cách chỉ định một người có đủ những phẩm chất này và hiểu rõ ràng về các mục tiêu và tiến trình, khả năng thất bại sẽ giảm bớt rất nhiều khi bạn thực hiện các dự án triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp mình.
>> Xem thêm bài viết: Chuyển đổi số có thực sự dễ dàng?
Câu chuyện của chúng tôi
Trong các hợp đồng Triển khai Giải pháp phần mềm Viindoo, chúng tôi đều có điều khoản ràng buộc việc khách hàng bổ nhiệm một Chủ nhiệm dự án có đầy đủ các phẩm chất, kiến thức, kỹ năng như: hiểu rõ tầm nhìn, kế hoạch kinh doanh, mục tiêu chuyển đổi của doanh nghiệp. Và hơn hết, phải là người có đủ thẩm quyền điều phối mọi nguồn lực của doanh nghiệp giúp dự án triển khai ERP giảm thiểu rủi ro một cách tốt nhất.
Năm 2019, khi bắt đầu dự án cho một Công ty Kiểm toán thuộc Big 5, chủ nhiệm dự án cũng là Tổng Giám đốc. Vì vậy bước đầu, trong giai đoạn khảo sát và lập kế hoạch thực hiện dự án khá thuận lợi. Vì với cương vị, kinh nghiệm và năng lực làm việc của chị thì không ai có thể phù hợp hơn. Chỉ cho đến khi đến giai đoạn go-live, chuyển từ hệ thống UAT sang môi trường thật, ứng dụng toàn bộ nghiệp vụ cơ bản và đặc thù của ngành Kiểm toán trên phần mềm, thì xuất hiện vấn đề.
Với hơn 100 người dùng, từ trước tới nay hầu như sử dụng phần mềm riêng lẻ, phần mềm đặc thù ngành kiểm toán từ Tập đoàn quốc tế đưa sang hoặc quản lý excel, thủ công... thay đổi thói quen cũ để sử dụng một công cụ mới, quy trình liên kết thông suốt, yêu cầu chặt chẽ hơn phục vụ cho việc quản trị quả không đơn giản. Đương nhiên, đây là thời điểm xuất hiện tính phản kháng cao nhất của người dùng hệ thống.
Chúng tôi nhận được rất nhiều vấn đề phản hồi. Việc xác định nguyên nhân do phần mềm chưa phù hợp hay do người dùng chưa quen, chưa hiểu, không chịu thực hiện theo hướng dẫn... không thể chỉ được đánh giá từ phía Nhà triển khai. Và mấu chốt ở đây, Chủ nhiệm dự án lại quá bận để theo sát từng vấn đề phát sinh và nhìn nhận chính xác nguyên nhân thực sự. Đây cũng chính là một trong những nguyên nhân hàng đầu dẫn tới tỷ lệ thất bại cao của các dự án triển khai phần mềm trên thế giới.
Thật may mắn, khi được trao đổi và tư vấn từ đội ngũ Chuyên viên tư vấn của Viindoo, sau khi cân nhắc ưu tiên cho lợi ích ngắn hạn hay lâu dài với một hệ thồng phần mềm thông suốt, tổng thể và duy nhất để quản lý cũng như đi cùng với dự phát triển của Công ty, chị quyết định sắp xếp công việc và dành đủ quỹ thời gian cần thiết để đi cùng chúng tôi trong thời gian then chốt đó.
Và đây cũng là một dự án điển hình kiểm chứng quy trình, cách thức triển khai dự án khả thi và sự kiên trì của đội ngũ chuyên viên trên con đường đồng hành cùng doanh nghiệp.
Chúng tôi tin tưởng, bằng sự tận tâm, chuyên nghiệp và với đội ngũ hơn 10 năm kinh nghiệm đi cùng các doanh nghiệp, những tư vấn của chúng tôi giúp doanh nghiệp bạn chuyển đổi số ít rủi ro nhất.
Viindoo luôn thực hiện các Dự án triển khai ERP với trách nhiệm cao, minh bạch và quyết đoán. Đây cũng là nguyên tắc quan trọng để giúp tỷ lệ triển khai ERP thành công của Viindoo ngày càng cao và khẳng định vị thế trên thị trường.
Tham khảo các dịch vụ của Viindoo
Dịch vụ Tập huấn và Chuyển giao Công nghệ
.png)