Dù ra đời từ lâu nhưng biểu đồ Gantt vẫn là một trong những phương pháp lập kế hoạch phổ biến, hữu ích nhất trong Quản lý dự án hiện nay. Được xây dựng bởi Henry L. Gantt - một trong những nhà tiên phong về quản trị khoa học, biểu đồ Gantt giúp các Nhà quản trị kiểm soát tiến trình của các dự án, nắm bắt tiến độ và có thể thay đổi chiến lược nếu cần thiết. Biểu đồ Gantt ngày một cải tiến không ngừng và ứng dụng trong các phần mềm quản lý dự án hiện đại.

Biểu đồ Gantt là gì?

Biểu đồ Gantt, thường được sử dụng trong quản lý dự án, là một trong những cách phổ biến và hữu ích nhất để hiển thị các hoạt động (nhiệm vụ hoặc sự kiện) được hiển thị theo thời gian. Ở bên trái của biểu đồ là danh sách các hoạt động và dọc theo trên cùng là thang thời gian phù hợp. Mỗi hoạt động được thể hiện bằng một thanh; vị trí và độ dài của thanh phản ánh ngày bắt đầu, thời lượng và ngày kết thúc của hoạt động.

Vì nó ở định dạng biểu đồ thanh nên có thể nhanh chóng kiểm tra tiến độ. Bạn có thể dễ dàng nhận thấy:

• Một màn hình hiển thị trực quan của toàn bộ dự án,

• Tiến trình và thời hạn của tất cả các nhiệm vụ,

• Mối quan hệ và sự phụ thuộc giữa các hoạt động khác nhau,

• Các giai đoạn dự án.

Các giải pháp quản lý dự án tích hợp biểu đồ Gantt cung cấp cho người quản lý khả năng hiển thị về khối lượng công việc của nhóm, cũng như tính khả dụng hiện tại và trong tương lai, cho phép lập lịch trình chính xác hơn. 

Lịch sử về Biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt đầu tiên được lập ra vào giữa những năm 1890 bởi Karol Adamiecki, một kỹ sư người Ba Lan, người điều hành một xưởng luyện thép ở miền nam Ba Lan và bắt đầu quan tâm đến các ý tưởng và kỹ thuật quản lý.

Karol Adamiecki

Henry Gantt

Khoảng 15 năm sau, Henry Gantt, một kỹ sư người Mỹ và nhà tư vấn quản trị dự án đã phát minh ra phiên bản biểu đồ của riêng mình và phổ biến nó ở các nước phương Tây. Dần dà, biểu đồ của Gantt đã chứng minh được hiệu quả với hệ thống quản lý và trở nên nổi tiếng. Do đó, tên của Henry Gantt đã trở nên gắn liền với các biểu đồ kiểu này.

Ban đầu, các biểu đồ Gantt được chuẩn bị một cách công phu bằng tay; mỗi khi một dự án thay đổi, cần phải sửa đổi hoặc vẽ lại biểu đồ và điều này hạn chế tính hữu dụng của chúng, thay đổi liên tục là một đặc điểm của hầu hết các dự án. Tuy nhiên, ngày nay, với sự ra đời của máy tính và phần mềm quản lý dự án, các biểu đồ Gantt có thể được tạo, cập nhật và in ấn một cách dễ dàng.

Biểu đồ Gantt được sử dụng phổ biến nhất để theo dõi quy trình triển khai dự án. Vì vậy, rất hữu ích khi có thể hiển thị thông tin bổ sung về các nhiệm vụ hoặc giai đoạn khác nhau của dự án, chẳng hạn như cách các nhiệm vụ liên quan với nhau, tiến độ của mỗi nhiệm vụ đến đâu, nguồn lực nào đang được sử dụng cho từng nhiệm vụ, v.v. .

Mẫu biểu đồ Gantt cơ bản trên Google Sheet

Cách xây dựng Biểu đồ Gantt

Về cơ bản, biểu đồ Gantt vạch ra những công việc nào có thể được thực hiện song song và những công việc nào cần được thực hiện tuần tự. Nếu chúng ta kết hợp điều này với các nguồn lực của dự án, chúng ta có thể cân bằng giữa: phạm vi (thực hiện nhiều hơn hoặc ít hơn), chi phí (sử dụng nhiều hơn hoặc ít hơn các nguồn lực) và quy mô thời gian cho dự án.

Để xây dựng một biểu đồ Gantt, bạn cần liệt kê ra tất cả các nhiệm vụ riêng lẻ được yêu cầu để hoàn thành dự án, ước tính thời gian mỗi nhiệm vụ sẽ mất bao lâu và người phụ trách những nhiệm vụ đó. Quá trình tổng hợp các thông tin này lại với nhau giúp người quản lý dự án tập trung vào những nhiệm vụ thiết yếu và bắt đầu thiết lập khung thời gian thực tế để hoàn thành. Ta có thể phân chia thành các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Lập danh sách các nhiệm vụ cần thiết

Lập danh sách tất cả các nhiệm vụ liên quan đến dự án của mình và chia chúng thành các nhiệm vụ nhỏ hơn có thể quản lý được. Sau đó quyết định người chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ.

Bước 2: Xác định mối liên hệ giữa các nhiệm vụ

Xác định mối liên hệ giữa các nhiệm vụ và quyết định trình tự ngày hoàn thành cho chúng. Hiển thị khoảng thời gian dự kiến ​​của toàn bộ dự án và các nhiệm vụ phụ.

Biểu đồ Gantt sẽ hiển thị các nhiệm vụ theo thứ tự tuần tự và hiển thị các phụ thuộc của nhiệm vụ (tức là cách một nhiệm vụ liên quan với một nhiệm vụ khác - nhiệm vụ này cần được hoàn thành trước rồi mới thực hiện được nhiệm vụ tiếp theo). 

Ngoài các nhiệm vụ tuần tự thì trên biểu đồ Gantt còn thể hiện được các nhiệm vụ song song. Tức là chúng có thể được thực hiện cùng lúc với nhau. Càng nhiều các nhiệm vụ xong xong thì tiến độ dự án của bạn càng được rút ngắn.

Bước 3: Biểu diễn biểu đồ Gantt

Sau khi xác định được tất cả các nhiệm vụ, thời gian, người phụ trách, giờ là lúc biểu diễn chúng thành một biểu đồ trực quan. Một biểu đồ Gantt được chia làm 2 phần rõ ràng.

• Bên trái của biểu đồ là danh sách các nhiệm vụ cần thực hiện, sắp xếp theo thứ tự thực hiện ưu tiên từ trước đến sau. Cột tiếp theo là thời gian bắt đầu, kết thúc của các nhiệm vụ cùng người chịu trách nhiệm thực hiện. Có thể có thêm tỷ lệ % hoàn thành các nhiệm vụ để dễ dàng theo dõi và có sự điều chỉnh phù hợp.

• Bên phải của biểu đồ là thời gian biểu thể hiện các giai đoạn của nhiệm vụ trong mỗi dự án. Điểm mấu chốt để biểu diễn tiến trình thời gian chính là tô màu cho chúng. Màu sắc chính là dấu hiệu trực quan quan trọng trong sơ đồ Gantt. Mỗi một giai đoạn sẽ được biểu thị bằng một màu sắc khác nhau để người quản lý dự án dễ dàng nhận biết chúng. Đôi khi màu sắc cũng dùng để thể hiện bộ phận phụ trách nhiệm vụ.

Bước 4: Cập nhật tiến độ thực hiện

Một bản kế hoạch thực chất chỉ là ước tính về các công việc thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định. Tuy nhiên, quá trình triển khai dự án sẽ không thể tránh khỏi các tình huống ngoài ý muốn xảy ra tác động đến một hay nhiều nhiệm vụ cụ thể. Vì vậy cần phải có sự điều chỉnh tiến độ để đảm bảo không ảnh hưởng đến toàn bộ dự án.

Thường xuyên theo dõi, cập nhật các thay đổi để có những điều chỉnh sẽ giúp bạn có những dự phòng cần thiết cho nhóm của mình. Đồng thời qua đó cũng giúp bạn có kinh nghiệm lập các bản kế hoạch tiếp theo chính xác và hiệu quả hơn.

Vì sao nên sử dụng biểu đồ Gantt?

Biểu đồ Gantt được sử dụng phổ biến trong lập kế hoạch bởi:

• Quản lý thông tin hiệu quả: Với các thức trình bày đơn giản, trực quan, Gantt giúp người quản lý dự án nắm được các thông tin cần thiết: ai chịu trách nhiệm, khi nào bắt đầu, kéo dài bao lâu, và các mối liên quan giữa các nhiệm vụ.

• Tăng năng suất làm việc: Trong biểu đồ Gantt, mọi thông tin đều được công khai, giúp từng cá nhân hiểu được tầm quan trọng của từng hành động, nhiệm vụ và sự ảnh hưởng cảu chúng đến toàn bộ dự án. Từ đó, mỗi người sẽ có sự chủ động nhất định để hoàn thành công việc, bởi họ hiểu rằng nếu mình chậm trễ chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến những thành viên khác.

• Tối ưu nguồn lực thực hiện: Biểu đồ Gantt cung cấp cho người quản lý cái nhìn tổng thể để có thể điều phối nguồn lực một cách hiệu quả. Hạn chế đối ta tình trạng dồn việc tập trung vào một người hoặc một thời điểm, đảm bảo chất lượng của dự án.

Tuy nhiên, biểu đồ Gantt không hoàn hảo và có thể trở nên quá phức tạp với các dự án khổng lồ hàng trăm đầu việc. Biểu đồ Gantt phát huy tối đa tác dụng của nó với những dự án đơn giản, hơn là một kế hoạch có quá nhiều chi tiết - bởi nếu có gì đó bị bỏ sót, thời lượng ước tính sai... bạn có nguy cơ phải làm lại toàn bộ lịch biểu cho dự án. 

Biểu đồ Gantt cũng không tốt trong việc hiển thị mức độ ưu tiên của các nhiệm vụ riêng lẻ và các nguồn lực sử dụng cho một nhiệm vụ. Bởi trọng tâm chính của biểu đồ Gantt là thời gian, do vậy các yếu tố về chi phí và phạm vi thực hiện sẽ không thể mô tả được trên một sơ đồ Gantt. Đồng thời cũng khó xác định được phải ưu tiên thực hiện công việc nào nếu sơ đồ có quá nhiều các công việc đan xen, nối tiếp nhau.