Nguyên tắc 80/20 (nguyên tắc Pareto) là chìa khóa vàng trong quản trị năng suất, giúp doanh nghiệp tận dụng tối ưu nguồn lực trong việc thực hiện các mục tiêu về quản trị. Vậy trong chiến lược chuyển đổi số thì sao? Liệu chúng ta có vận dụng được nguyên tắc 80/20 để hoạch định chiến lược và thực hiện kế hoạch đó một cách khả thi hay không? Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu nguyên tắc Pareto trong quản trị và ứng dụng nó trong công cuộc chuyển đổi số nhé!

Nguyên lý 80/20 và tính ứng dụng trong quản trị

Xuất phát từ kết quả kiểm nghiệm cho thấy 80% tài sản của nước Ý thuộc quyền sở hữu của chỉ 20% dân số, Nguyên tắc 80/20 trở nên nổi tiếng và được khái quát lên với ý nghĩa đại đa số mọi thứ trong cuộc sống không được phân phối đều nhau: Khoảng 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra.

Nguyên tắc Pareto và tính ứng dụng trong quản trị 

Quy tắc 80/20 trong kinh doanh mang ý nghĩa rằng doanh nghiệp cần tập trung nỗ lực của mình vào 20% những gì sẽ tạo nên sự khác biệt lớn, thay vì 80% những thứ không có nhiều tác động. Nguyên tắc này có ảnh hưởng lớn trong tư duy sắp xếp nguồn lực, tối ưu hóa hiệu quả mục tiêu then chốt của từng cá nhân trong công ty hoặc cả doanh nghiệp. Một số ứng dụng của nguyên tắc này:

• 20% khách hàng tạo ra 80% lợi nhuận cho doanh nghiệp;

• 20% những nỗ lực tiếp thị đại diện cho 80% kết quả;

• 20% tính năng quan trọng nhất nắm giữ 80% giá trị của sản phẩm;

• 20% nhân sự đóng góp 80% kết quả;

• 20% công việc đóng góp 80% hiệu quả hàng ngày;

• ...

Chuyển đổi số và câu chuyện “không của riêng ai"

Hiểu một cách đơn giản, chuyển đổi số (Digital Transformation) là quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện của cá nhân, tổ chức về cách làm việc và phương thức sản xuất dựa trên các công nghệ số. 

Chuyển đổi số trong doanh nghiệp là quá trình thay đổi từ mô hình truyền thống sang doanh nghiệp số, bằng cách áp dụng công nghệ mới như dữ liệu lớn (Big data), Internet vạn vật (IOT), điện toán đám mây (Cloud), dựa trên dữ liệu số trong phương thức điều hành, lãnh đạo, quy trình làm việc, văn hóa công ty.

Doanh nghiệp gặp nhiều vấn đề trong hành trình chuyển đổi số 

• Liệu các tính năng của các phần mềm có đáp ứng 100% nghiệp vụ của công ty mình?

• Khi áp dụng phần mềm thì liệu có thay đổi quy trình và cách vận hành hiện tại không?

Và dự án chuyển đổi số sẽ dần về con số không khi doanh nghiệp loay hoay tìm kiếm lời giải hoàn hảo nhất cho hai câu hỏi trên.

Nguyên tắc 80/20 trong câu chuyện tư duy chuyển đổi số

Trong vai trò là một chuyên viên tư vấn Giải pháp Phần mềm Quản trị Doanh nghiệp Tổng thể Viindoo, tôi đã có nhiều cơ hội “đổi đời" cùng khách hàng:

• 50 cửa hàng nhượng quyền lớn nhỏ trên khắp cả nước.

• Kênh bán hàng đa dạng từ online đến offline.

Bên cạnh đó, anh cũng quan tâm đến việc quản lý, quy hoạch các điểm lưu trữ hàng hóa, sắp xếp luân chuyển hàng hóa giữa các điểm hay số lượng tồn kho, công nợ, lỗ lãi… của toàn hệ thống,..

Tham vọng lớn khi tìm kiếm phần mềm

Anh A tìm kiếm giải pháp quản trị giúp anh giải quyết hết những vấn đề trên. Thế nhưng, anh vẫn không thể tìm được giải pháp nào “đo ni đóng giày" cho anh, đủ tính năng này thì lại khuyết đi tính năng kia. Mong muốn của anh A với việc này chính là một phần mềm quản trị:

• Đã triển khai cho nhiều công ty có mô hình tương tự.

• Đáp ứng 100% toàn bộ nghiệp vụ của công ty anh A, kể cả những quy trình riêng do anh xây dựng để kiểm soát hệ thống khi chưa sử dụng phần mềm.

• Anh A không muốn thay đổi vì mọi người trong công ty đã quen với cách này rồi.

• Mức đầu tư phải thấp như các phần mềm có sẵn trên thị trường.

Anh đã nhiều lần họp, tư vấn rồi lại lắc đầu với các giải pháp phần mềm chỉ vì nó không đủ với anh.

Tháo nút thắt và mở tư duy

Vì có quá nhiều vấn đề liên quan đến những sai sót về dữ liệu bán hàng khi chỉ làm với các công cụ truyền thống mà anh đã quyết định thử một lần nữa với tôi xem sao.

Tôi đưa cho anh phương án chia kỳ vọng, mong muốn của anh thành các giai đoạn với lộ trình rõ ràng và khả thi. Ở giai đoạn đầu, ưu tiên tập trung triển khai tính năng mà phần mềm Viindoo có sẵn, có thể đáp ứng khoảng 70% - 80% hoạt động của hệ thống cửa hàng anh. Giai đoạn này có thể giải quyết các vấn đề liên quan đến:

• Quản lý hệ thống cửa hàng, đa điểm bán.

• Bước đầu tích hợp các kênh bán hàng.

• Quản lý chuỗi cung ứng: đơn hàng mua từ nhà máy, tồn kho, luân chuyển hàng hóa từ kho tổng, kho các miền, các kho tại các cửa hàng, đại lý…

• Quản lý công nợ…

Ở giai đoạn 2, bước đầu lên kế hoạch để phát triển các tính năng đặc thù, theo mong muốn của anh dựa trên những ghi nhận, đánh giá, phân tích từ quá trình triển khai ở giai đoạn 1 và kinh nghiệm tư vấn của đội ngũ chuyên viên Viindoo.

Giai đoạn 3, có thể nghĩ tới hệ sinh thái khách hàng, đại lý…. giúp những đối tác của công ty có thể tương tác, đặt hàng, tra cứu những thông tin liên quan đến họ (công nợ, lượng hàng mua bán, đổi trả, hạng thành viên, loại đại lý, các chương trình khuyến mãi mà họ đủ tiêu chuẩn được hưởng...) giúp việc chăm sóc và kết nối với đối tác chuyên nghiệp, dễ dàng và tiết kiệm nguồn lực (chi phí, tiền, nhân sự…).

Câu chuyện của anh A có lẽ sẽ giống với hầu hết các doanh nghiệp, luôn chờ đợi và tìm kiếm một phần mềm đáp ứng 100% nghiệp vụ. Việc này thường sẽ kéo dài mấy tháng, một năm, hai năm,... thậm chí là mãi loay hoay chưa tìm ra đường đi cho câu chuyện chuyển đổi số.

Cách tiếp cận đó đi ngược với nguyên tắc Pareto, mong đợi một 100% kết quả sẽ đến từ 100% nỗ lực bỏ ra - một điều khó có thể xảy ra. Thay vì thế, áp dụng nguyên tắc 80/20, doanh nghiệp hoàn toàn có thể làm chủ được công cuộc chuyển đổi số khi đặt ưu tiên hợp lý cho những mục tiêu then chốt và kết quả muốn đạt được trong việc làm mới mình này.

Vận dụng nguyên tắc 80/20 trong công cuộc từng bước chuyển đổi số 

20% chi phí và công sức bỏ cho giai đoạn đầu để nắm giữ 80% giá trị sử dụng. Hiểu được điều này, doanh nghiệp sẽ đặt kỳ vọng đúng với những yêu cầu của mình tập trung nguồn lực vào 20% tính năng quan trọng nhất để mang đến 80% kết quả. Thay vì quá cầu toàn, hãy chia giai đoạn và triển khai những nghiệp vụ cơ bản trước.

20% những nỗ lực đại diện cho 80% kết quả. Nỗ lực ở đây chính là nỗ lực thay đổi, thích nghi, và đổi mới. Thay vì đi theo những quy trình vận hành khi bạn chưa ứng dụng công nghệ, hãy tìm hiểu triết lý đằng sau những cách thức, quy tắc mà phần mềm đã tạo ra để cân nhắc ứng dụng những cách thức có thể phù hợp, tối ưu hơn cho doanh nghiệp mình. 

20% nhân sự đóng góp 80% kết quả. Khi triển khai phần mềm, chúng tôi luôn yêu cầu khách hàng chọn một đội dự án, gồm các nhân sự chủ chốt, nắm được toàn bộ cách thức vận hành, tầm nhìn và mong muốn của doanh nghiệp sẽ tham gia trực tiếp cùng nhà triển khai trong suốt dự án. Vì chúng tôi hiểu rằng, tập trung làm việc với 20% nhân sự, chuyển giao công nghệ cho đội ngũ này, sẽ giúp doanh nghiệp có thể vận hành, duy trì và tiếp tục phát triển hệ thống sau khi chúng tôi rời đi. Điều này giúp dự án củng cố thêm giá trị giúp doanh nghiệp phát triển bền vững trong tương lai. Và cũng là nguyên tắc đem lại 80% sự thành công của dự án. 

Kết luận 

Muốn chuyển đổi số mạnh mẽ, trước tiên, bạn cần chuyển đổi tư duy. Kì thực không có phần mềm tốt nhất, đầy đủ nhất, chỉ có phần mềm phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn. Một số gợi ý sau đây có thể giúp bạn hoạch định tốt kế hoạch chuyển đổi số cho doanh nghiệp mình:

• Lựa chọn giải pháp phù hợp: có sự linh hoạt cao để bắt đầu với những tính năng sử dụng ngay với các nghiệp vụ cơ bản của doanh nghiệp. Dễ dàng mở rộng và phát triển tiếp trong tương lai.

• Sắp xếp nhân sự phù hợp tham gia và dành quỹ thời gian cho dự án.

• Xác định các mục tiêu của chiến lược ứng dụng công nghệ vào quản lý doanh nghiệp, phân loại tính cấp thiết tầm quan trọng của từng mục tiêu. VD:

  • Buộc phải có: quan trọng, không thể thiếu được.

  • Có thể bỏ qua trong giai đoạn này.

Đứng trên góc độ nhà triển khai, với hơn 10 năm kinh nghiệm đi cùng các doanh nghiệp, Viindoo hiểu rằng việc được trở thành người bạn đồng hành như vậy là một trọng trách, đòi hỏi sự tận tâm, trách nhiệm cao, minh bạch và quyết đoán của đội ngũ. 

Đây cũng là nguyên tắc quan trọng để giúp tỷ lệ triển khai ERP thành công của Viindoo ngày càng cao và khẳng định vị thế trên thị trường. 

>> Xem thêm bài này: Chủ nhiệm dự án Chuyển đổi số của doanh nghiệp nên là ai?

Giải pháp Phần mềm Quản trị Doanh nghiệp Tổng thể Viindoo nhận Giải thưởng Sao Khuê 2021 cho hạng mục “Sản phẩm xuất sắc” của ngành phần mềm CNTT Việt Nam thuộc lĩnh vực Quản lý, điều hành tổ chức doanh nghiệp.

Tìm hiểu thêm thông tin tại: 

• Website: https://viindoo.com/ 

• Hotline: 0225.730.9838