Một nghiệp vụ được hầu hết các Doanh nghiệp thực hiện thường xuyên là việc kiểm kê tồn kho. Tuy nhiên, không phải ai cũng chọn lựa được phương án kiểm kho phù hợp trong từng thời điểm, dẫn đến việc thất thoát, lãng phí tài nguyên của Doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn có cái nhìn khái quát về kiểm kê kho và những trường hợp cụ thể nên vận dụng hoạt động này.

Kiểm kê hàng tồn kho là gì?

Kiểm kê là việc kiểm tra tại chỗ các loại hàng tồn kho hiện có nhằm xác định chính xác số lượng, chất lượng cũng như giá trị của hàng tồn kho trong thực tế, từ đó phát hiện các khoản chênh lệnh giữa số thực tế so với số liệu trên sổ sách kế toán.

Phân loại phương pháp kiểm kê

Có nhiều tiêu chí phân loại phương pháp kiểm kê tồn kho. 

Nếu phân loại theo thời gian tiến hành có thể chia thành kiểm kê định kỳ và kiểm kê bất thường:

• Kiểm kê định kỳ: Thời gian kiểm hàng tồn kho được lên kế hoạch cụ thể từ trước, ví dụ như hàng tháng, hàng quý, nửa năm hay theo cuối kỳ quy ước của doanh nghiệp.

• Kiểm kê bất thường: Là loại kiểm kê không được lên kế hoạch trước, có thể do nhu cầu của cấp trên hoặc các lý do đặc biệt. Ví dụ như khi thay đổi người thủ kho, khi có các sự cố bất thường (mất trộm, cháy nổ,..) chưa xác định được thiệt hại,...

Nếu phân loại theo phạm vi kiểm kê có thể chia thành kiểm kê toàn phần và kiểm kê từng phần:

• Kiểm kê toàn phần: Là kiểm kê toàn bộ các lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp. Thường sẽ được tiến hành ít nhất một lần trước khi lập bảng cân đối kế toán cuối năm.

•  

  Kiểm kê từng phần: Là kiểm kê từng loại hàng hóa nhất định tùy theo nhu cầu quản lý. Ví dụ như: chỉ có nhu cầu kiểm kê một loại mặt hàng nào đó, hoặc khi có mất trộm ở một kho hàng.
   

Quy trình kiểm kê hàng tồn trong kho

• Bước 1. Khi có yêu cầu kiểm kê hoặc đến kỳ kiểm kê, doanh nghiệp tiến hành thành lập ban kiểm kê. Trước đó kế toán cần hoàn tất việc ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và khóa sổ đúng thời điểm kiểm kê. Nhân viên chịu trách nhiệm quản lý kho cần sắp xếp lại hàng hóa theo từng loại, có trật tự ngăn nắp để kiểm kê được thuận tiện nhanh chóng.

• Bước 2. Tiến hành kiểm kê. Tùy theo đặc thù hàng hóa mà áp dụng phương pháp kiểm kê phù hợp. Ngoài việc cân, đo, đong đếm số lượng còn cần phải quan tâm đánh giá chất lượng của hàng hóa để phát hiện những trường hợp bị hư hỏng, mất phẩm chất.

• Bước 3. Lập biên bản ghi nhận thông tin thực tế kiểm kê được.

• Bước 4. So sánh đối chiếu thông tin kiểm kê trong thực tế với thông tin ghi trên số sách.

• Bước 5. Nếu xuất hiện sự chênh lệch, chúng ta cần tìm hiểu và làm rõ nguyên nhân. Có thể do nhân viên kho làm thất thóat hàng hóa, hoặc do kế toán ghi nhận không chính xác số liệu trên sổ kế toán.

• Bước 6. Sau khi hoàn thành các bước trên, chúng ta tiến hành phản ánh số liệu sau điều chỉnh vào sổ sách. Điều này nhằm đảm bảo sự thống nhất giữa thông tin trong thực tế và trên giấy tờ, tránh sự  sai lệch và bất nhất

Vì sao phải quan tâm đến nghiệp vụ kiểm kê kho?

Hàng tồn kho cũng là một loại tài sản của doanh nghiệp. Trong quá trình kinh doanh buôn bán sẽ không tránh khỏi những khi phát sinh thất thoát hay sai lệch về hàng hóa. Việc kiểm kê sẽ giúp cho Doanh nghiệp:

• Kiểm soát được hàng hóa chặt chẽ về cả mặt số lượng, chất lượng, giá trị. Các thông tin này giúp người quản lý có được những nhận định đúng về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó đưa ra chiến lược kinh doanh hiệu quả.

• Ngăn ngừa các hiện tượng tham ô, lãng phí làm thất thoát tài sản, các hiện tượng vi phạm kỷ luật tài chính, nâng cao trách nhiệm của người quản lý tài sản.

• Kịp thời tìm ra những sai lệch giữa sổ sách và thực tế để có phương án xử lý. Ví dụ như hàng hóa bị thất thoát trong thời gian dài, hoặc điều kiện bảo quản kém gây giảm chất lượng hàng hóa lưu kho,.. với mỗi tình huống cụ thể chúng ta sẽ có cách giải quyết riêng..

• VIệc kiểm kê cũng giúp hạn chế sự lãng phí không cần thiết khi giải phóng được không gian lưu trữ và công sức quản lý tồn kho.