1 năm
1 năm
OKR và KPI là hai phương pháp quản trị hiệu suất Doanh nghiệp khá thông dụng, nhưng không phải lúc nào hai thuật ngữ này cũng được hiểu đúng. Vậy OKR và KPI khác nhau như thế nào? Và làm thế nào để ứng dụng hai phương pháp này trong Doanh nghiệp một cách hiệu quả? Hãy cùng Viindoo tìm hiểu trong nội dung bài viết dưới đây.
OKR (Objectives and Key Results) có nghĩa là Mục tiêu và Kết quả Then chốt, trong đó, Mục tiêu (Objectives) là những gì Doanh nghiệp muốn đạt được, và Kết quả then chốt (Key Results) là cách mà Doanh nghiệp đạt được những mục tiêu đó. Từ OKR cụ thể, Doanh nghiệp dựa vào đó lập kế hoạch thực hiện chi tiết, theo sát tiến độ và hoàn thành mục tiêu.
OKR bao gồm mục tiêu cụ thể và các kết quả được lượng hóa để các phòng ban trong Doanh nghiệp có thể bám sát, lấy đó là “kim chỉ nam” cho mỗi quyết định trong công việc của mình.
>> Xem thêm: Quản trị theo Mục tiêu và Kết quả Then chốt - OKRs.
KPI (Key Performance Indicator) có nghĩa là Chỉ số đánh giá Hiệu quả Công việc. Đây là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỉ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức, bộ phận chức năng hay cá nhân. Qua KPI, các cấp quản lý có thể cập nhật liên tục tình trạng của Doanh nghiệp, từ đó có những bước phát triển chiến lược để đảm bảo Doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, trơn tru.
Để không còn bị nhầm lẫn giữa OKR và KPI, hãy cùng Viindoo tìm hiểu về những điểm giống nhau và khác nhau giữa hai phương pháp này.
OKR và KPI đều là những phương pháp quản trị hiệu suất giúp Doanh nghiệp đạt được mục tiêu.
OKR và KPI đều nhắm đến các yếu tố “Key” - các yếu tố thật sự quan trọng đối với hoạt động và sự phát triển của Doanh nghiệp.
OKR và KPI đều phải tuân thủ theo nguyên tắc SMART, trong đó đảm bảo 5 yếu tố Specific (cụ thể), Measurable (đo lường được), Achievable (khả thi), Relevant (liên quan), Time bound (giới hạn thời gian).
OKR và KPI có những cách tiếp cận khác nhau, Doanh nghiệp có thể dựa vào đó lựa chọn cho mình một hướng áp dụng phù hợp.
| OKR | KPI | |
| Cơ sở để xác định | OKR đặt trọng tâm là Objectives (Mục tiêu). Các mục tiêu này có thể đạt được bằng các kết quả then chốt đã được lượng hóa. | KPI đặt trọng tâm là Indicators (chỉ số). KPI được đề ra dựa trên hiệu suất làm việc từ trước của Doanh nghiệp. |
| Cơ chế hoạt động | OKR hoạt động dựa trên cơ chế phối hợp, trong đó tất cả các phòng ban vận hành để hướng đến hoàn thành mục tiêu chung. OKR cho phép các phòng ban và nhân viên tự đặt ra mục tiêu, từ đó mới liên kết và căn chỉnh lại cho phù hợp. | KPI hoạt động dựa trên cơ chế mệnh lệnh, trong đó KPI được áp đặt từ trên xuống, và nhân viên buộc phải hoàn thành. |
| Ngưỡng để được coi là hoàn thành | OKR chỉ cần đạt từ 70% trở lên thì được coi là hoàn thành (do mục tiêu trong OKR thường đặt cao hơn khả năng có thể thực hiện). | KPI đạt 100% mới được coi là hoàn thành (sẽ có thưởng phạt rõ ràng khi hoàn thành hoặc thất bại). |
| Số lượng | Với mỗi OKR sẽ có 3 - 5 Kết quả Then chốt tương ứng được đặt ra. Để hoàn thành, nhân viên phải tập trung vào những yếu tố quan trọng nhất. Những thứ khác nằm ngoài OKR có thể bỏ qua. | Số lượng KPI không bị giới hạn. Con số này cũng phụ thuộc vào công việc của mỗi phòng ban và mỗi nhân viên. |
| Thời gian áp dụng | OKR thường được áp dụng theo quý hoặc theo năm. | KPI có thể được áp dụng với nhiều khoảng thời gian khác nhau (theo tuần, tháng, quý…) |
| Giá trị kết nối | OKR hỗ trợ gắn kết chặt chẽ mục tiêu cá nhân với mục tiêu phòng ban, công ty, đồng lòng vì mục tiêu chung. | KPI mang tính chất riêng lẻ, cá nhân, đôi khi làm mất đi tính kết nối. |
| Tính linh hoạt | OKR là công cụ giúp sếp trao quyền chủ động cho nhân viên. | KPI thường dựa vào lý trí chủ quan của người lãnh đạo và áp xuống nhân viên. |
Để hiểu hơn về sự khác nhau giữa OKR và KPI, ta có thể nhìn vào ví dụ sau đây:
Trong quý II/2022, Doanh nghiệp đặt ra mục tiêu là “Thương hiệu được phổ biến tới 15.000 người”.
Kết quả then chốt (1) là: “Website có 10.000 người dùng mới”.
Kết quả then chốt (2) là: “Xây dựng lại bộ nhận diện thương hiệu”.
Kết quả then chốt (3) là “Lượt tương tác trên trang Social tăng 200%”.
Dựa vào OKR này, ban lãnh đạo đề ra những KPI trong phòng Marketing để theo dõi tiến trình và hiệu quả làm việc của nhân viên trong quá trình đạt được các Kết quả then chốt trên. Cụ thể, đối với Kết quả then chốt (1) “Website có 10,000 người dùng mới”, quản lý đặt ra các KPI theo tuần như sau:
Có 30 bài viết được đăng tải trên website.
10 backlink về website.
Gửi 5 email cho các khách hàng để điều hướng về website.
Khi áp dụng OKR và KPI, Doanh nghiệp cũng cần lưu ý rằng đây là hai khái niệm tách rời nhau, không phải lúc nào việc hoàn thành KPI cũng có thể đảm bảo cho Doanh nghiệp đạt được những mục tiêu đã đề ra. Thay vào đó, trong tiến trình làm việc, Doanh nghiệp cần quan sát sự tương quan giữa KPI và OKR, xem rằng liệu những KPI đã đề ra có thực sự có thể khiến cho kết quả then chốt của Doanh nghiệp được hoàn thành hay không. Từ đó, Doanh nghiệp cũng có thể có cũng có thể có những điều chỉnh phù hợp (ví dụ: tăng hoặc giảm KPI để tương ứng với lộ trình đã đề ra).
>> Xem thêm: Những lầm tưởng của doanh nghiệp về OKRs.
Nếu chỉ đánh giá qua, nhiều người có thể cho rằng OKR và KPI là hoàn toàn khác nhau, nhưng nếu xét đến OKR và KPI trong tổng thể một Doanh nghiệp, ta có thể thấy đây là hai phương pháp có thể áp dụng đan xen để quản lý công việc một cách hiệu quả. Câu hỏi được đặt ra ở đây là: “Khi nào Doanh nghiệp cần ứng dụng OKR/KPI? Và khi nào nên kết hợp cả hai?”
Để trả lời cho câu hỏi này, ta hãy cùng nhìn lại vào bản chất của OKR và KPI. OKR được dùng để thiết lập những mục tiêu tham vọng, những mục tiêu tạo nên bước đột phá và KPI dùng để theo dõi hiệu suất hoạt động thường ngày của Doanh nghiệp, mang tính chất lặp đi, lặp lại. Chính vì thế, Doanh nghiệp có thể áp dụng OKR để đặt ra mục tiêu chung cho tổ chức, hướng toàn bộ nhân viên theo một mục tiêu chung đó, và dùng KPI để xác định khối lượng công việc cần làm để đạt được mục tiêu. Để thực hiện điều này, mỗi Doanh nghiệp cần chuẩn bị cho mình:
Mục tiêu, chiến lược chung của Doanh nghiệp được thống nhất và phổ biến tới tất cả các phòng ban.
Kế hoạch thực hiện chi tiết và các chỉ số cần có để đạt được mục tiêu, tất cả đều phải được liên kết trực tiếp tới các mục tiêu chiến lược để mọi nhân viên đều hiểu và nắm được kết quả công việc mà họ hoàn thành nhắm đến mục tiêu chung của phòng ban, công ty.
Công cụ theo dõi và đo lường hiệu suất làm việc bằng các thước đo được lượng hóa.
Các nhiệm vụ được phân công cụ thể để xác định người chịu trách nhiệm. Từ đó lãnh đạo có thể theo dõi tiến trình và quản lý sát sao hơn.
Hiểu rõ nhu cầu của Doanh nghiệp trong việc xây dựng một chiến lược quản trị hiệu quả, Viindoo phát triển tính năng Viindoo OKR - Quản trị Hiệu suất Doanh nghiệp theo Mục tiêu và Kết quả Then chốt để trở thành một “trợ thủ” đắc lực cho việc điều hành, định hướng Doanh nghiệp.
Với Viindoo OKR, nguyên lý quản trị Doanh nghiệp theo Mục tiêu và Kết quả Then chốt được áp dụng bài bản, triệt để. Nếu OKR chỉ đơn giản là việc thiết lập những mục tiêu tham vọng, đưa ra các kết quả được lượng hóa và quy trình làm việc đa phòng ban rõ ràng thì Viindoo OKR đóng vai trò là một công cụ, giúp cho những Mục tiêu của Doanh nghiệp được phân bổ thành các Kết quả then chốt khác nhau và ghi lại một cách rõ ràng trên hệ thống, đồng thời liên kết các Kết quả then chốt này với từng nhiệm vụ cụ thể.
Viindoo OKR không chỉ cho phép Doanh nghiệp xây dựng liên kết giữa các nhiệm vụ và dự án tới từng Kết quả then chốt và Mục tiêu được đề ra mà còn giúp cho Doanh nghiệp có được một cái nhìn trực quan với hệ thống OKR của mình qua giao diện cây phả hệ OKR. Trong đó, kết quả then chốt của mục tiêu lớn chính là mục tiêu của cấp độ dưới. Tiến độ thực hiện của các mục tiêu cũng được đo lường từ tiến độ của các kết quả then chốt. Khi các mục tiêu lớn được chia nhỏ thành nhiều nhiệm vụ cụ thể, Doanh nghiệp có thể thực hiện và đo lường kết quả rất dễ dàng.
.png)
Giao diện cây phả hệ OKR mang đến cái nhìn trực quan về mối quan hệ tương quan giữa các mục tiêu và kết quả then chốt.
OKR thường được Doanh nghiệp ứng dụng để đạt được các mục tiêu tham vọng, cao hơn so với giới hạn năng lực. Áp dụng nguyên lý này trong phần mềm của mình, Viindoo OKR cho phép Doanh nghiệp đo lường mức độ hoàn thành với Ngưỡng điểm Thành công, trong đó Doanh nghiệp có thể chọn một trong hai loại mục tiêu:
Cam kết: Những mục tiêu cần đạt 100% mới được coi là hoàn thành.
Khát vọng: Những mục tiêu cần đạt 70% để được coi là hoàn thành.
Với hai phương pháp đo lường hiệu suất như vậy, Doanh nghiệp có được một cái nhìn tổng quát về những mục tiêu của mình, từ đó quản lý, sắp xếp công việc tương ứng với từng loại mục tiêu.
Với Viindoo OKR, Doanh nghiệp có thể linh hoạt thiết lập những trọng số khác nhau tương ứng với từng Kết quả then chốt trong từng mục tiêu. Từ đó, các cấp lãnh đạo và nhân viên có thể sắp xếp mức độ ưu tiên, phân bổ nguồn lực và lên kế hoạch thực hiện cho từng nhiệm vụ cụ thể.
Tính năng thiết lập trọng số giúp Doanh nghiệp sắp xếp mức độ ưu tiên và phân bổ nguồn lực.
Ngoài ra, Viindoo OKR còn có khả năng liên kết, tích hợp với phần mềm quản lý dự án và công việc và phần mềm chấm công, từ đó trực quan hóa các đầu mục công việc, nhiệm vụ với thông tin chi tiết về tiến độ, người phụ trách, chấm công,... để cấp quản lý nắm được tình hình thực hiện các OKR của Doanh nghiệp.
Viindoo OKR còn giúp Doanh nghiệp có thể cập nhật liên tục, chính xác tỷ lệ hoàn thành mục tiêu, tiến độ dự án và đánh giá kết quả công việc theo thang điểm từ 0.0 đến 1.0, trong đó 0 điểm là không thực hiện được phần nào, từ 0.6-0.7 là đang đi đúng hướng, và 1 điểm là hoàn thành mục tiêu. Các con số này được cập nhật nhanh chóng để Doanh nghiệp có thể theo dõi dự án, xác định điểm nghẽn và đưa ra các phương án thực hiện phù hợp.
Doanh nghiệp có thể thiết lập đánh giá kết quả các nhiệm vụ với Viindoo OKR.
Sử dụng Viindoo OKR, Doanh nghiệp sẽ có cho mình một mô hình Mục tiêu và Kết quả Then chốt hiệu quả, từ đó hiện thực hóa sứ mệnh và tầm nhìn của Doanh nghiệp qua các bước đi cụ thể, có lộ trình bài bản.
Đăng ký dùng thử Viindoo OKR ngay hôm nay để Doanh nghiệp của bạn có thể thiết lập, phổ biến và thực hiện những mục tiêu mang tính chiến lược và phát triển trong tương lai.
.png)