Hiện nay, ngày càng nhiều công cụ quản lý và sắp xếp công việc được ra đời phục vụ cho hoạt động của các doanh nghiệp. Trong đó, Sơ đồ gantt về kế hoạch công việc được nhiều doanh nghiệp quan tâm, tìm hiểu. Tuy nhiên, với nhiều người đây có lẽ vẫn là thuật ngữ khá xa lạ. Vậy nên, để mọi người có thể hiểu và áp dụng thành công sơ đồ gantt vào công việc, hãy tham khảo ngay bài viết dưới đây.

Đôi nét về sơ đồ gantt về kế hoạch công việc

Sơ đồ Gantt (Gantt chart) là một biểu đồ ngang bao gồm hai trục chính là trục tung và trục hoành. Trục tung biểu thị tên của nhiệm vụ cần hoàn thành và trục hoành biểu thị thời gian hoàn thành nhiệm vụ.

Đây là công cụ quản lý công việc và dự án hỗ trợ các công việc như lập kế hoạch, điều phối và theo dõi các nhiệm vụ cụ thể trong công việc và dự án nghiên cứu, lịch trình làm việc,... Ngoài ra, biểu đồ này giúp tóm tắt từng bước hoàn thành công việc theo thứ tự ưu tiên. Thông tin về người chịu trách nhiệm về dự án và tiến độ của dự án cũng được thể hiện trên sơ đồ Gantt để giúp các cá nhân hiểu rõ trách nhiệm của họ tại mỗi mắt xích trong dự án.

Sơ đồ gantt về kế hoạch công việc

Cấu trúc của một sơ đồ Gantt về kế hoạch công việc

Danh sách nhiệm vụ

Mục này bao gồm các nhiệm vụ sẽ thực hiện trong dự án, được hiển thị ở trục tung của biểu đồ. Để xác định được danh sách nhiệm vụ, bạn cần liệt kê tất cả các đầu mục công việc cần thiết để thực hiện dự án. Hãy suy nghĩ về mục tiêu mà dự án bạn cần đạt, nhờ vậy kế hoạch mới thực sự mang lại sự hiệu quả. Sau khi có các danh sách công việc, bạn hãy xác định thời gian sớm nhất bắt đầu dự án và thời gian ước tính để thực hiện.

Lịch trình dự án

Trong lịch trình sẽ bao gồm các nhiệm vụ cùng ngày bắt đầu và kết thúc tương ứng. Dữ liệu thời gian sẽ được đặt nằm trên trục hoành. Để tạo ra một thời gian biểu hoàn hảo cho dự án, chúng ta cần ước tính được thời lượng hoàn thành của từng công việc. Kinh nghiệm cho thấy nên lấy thời gian trung bình dự kiến để thực hiện một nhiệm vụ. Bạn hoặc các thành viên khác càng quen thuộc với nhiệm vụ thì việc ước tính thời gian của bạn sẽ càng chính xác.

Luôn nhớ rằng ước tính chỉ là ước tính, không phải là sự chắc chắn, vì vậy đừng biến chúng thành những cam kết vững chắc trong giai đoạn đó. Khi trình bày những ước tình đó với các thành phần liên quan, bạn hãy đưa vào đó tất cả các giả định và biến số. Hãy xem xét các yếu tố thời gian trong phạm vi dao động thay vì những con số chắc chắn.

>> Xem thêm: Lịch sử và Ưu, nhược điểm của Sơ đồ Gantt

Thứ tự ưu tiên hoàn thành nhiệm vụ

Sau khi xác định các nhiệm vụ quan trọng và thời gian hoàn thành các công việc đó, hãy xác định các mối quan hệ giữa chúng. Mỗi công việc đều có mắt xích liên kết với nhau, phụ thuộc hoặc bổ sung cho nhau nên cần phải thận trọng trong việc tìm mối liên hệ giữa chúng để sắp xếp sao cho hợp lý nhất. Hãy xác định thứ tự các công việc cần làm “lần lượt” hay có thể đồng thời làm “song song”.

Xác định thứ tự ưu tiên hoàn thành nhiệm vụ

Nguồn lực dự án

Nguồn lực của dự án bao gồm các yếu tố như số lượng thành viên, khả năng làm việc, công cụ có sẵn,... Các nguồn lực thực hiện nhiệm vụ đó cũng có thể ảnh hưởng đến việc mất bao lâu để hoàn thành dự án. Các yếu tố môi trường doanh nghiệp có thể ảnh hưởng tới kế hoạch nguồn nhân lực bao gồm:

• Văn hóa và cấu trúc doanh nghiệp
• Nguồn nhân lực hiện có
• Việc phân tán về mặt địa lý của các thành viên trong nhóm
• Chính sách quản lý nhân sự
• Điều kiện thị trường

Thường trong một doanh nghiệp chắc chắn sẽ có nhiều dự án khác chạy song song cùng dự án của bạn. Điều này sẽ dẫn đến sự cạnh tranh nguồn lực. Với những yếu tố đó có thể ảnh hưởng tới chi phí, lịch trình, rủi ro và chất lượng của dự án.

Tiến độ dự án

Nếu dự án đang tiến triển theo đúng tiến độ hiển thị theo chiều dọc trên biểu đồ Gantt, thì dự án đang tiến hành suôn sẻ. Tuy nhiên, luôn có những sự cố bất ngờ xảy ra trong quá trình làm việc. Vì vậy, lời khuyên là luôn cập nhật tiến độ dự án để theo dõi chất lượng và hạn chế tình trạng quá tải trong công việc.

Sơ đồ gantt về kế hoạch công việc có ý nghĩa rất lớn đối với những bạn có quá nhiều công việc một ngày hoặc gặp khó khăn trong việc sắp xếp công việc có thời gian cho bản thân cũng như gia đình. Hy vọng thông qua bài viết này đã mang đến cho các bạn những kiến thức mới về sơ đồ gantt nhằm ứng dụng thành công vào thực tế.